Die Kanban-Methode unterstützt Sie dabei, Arbeitsabläufe schneller und effektiver zu gestalten. Auf einem Kanban-Board kann man alle Arbeitsabläufe visualisieren und das Projekt in Unteraufgaben aufteilen. In diesem Artikel erfahren Sie, warum Sie mit der Kanban-Methode Ihr Ziel schneller und effizienter erreichen und Sie erhalten alle wesentlichen Informationen über Ursprung und Anwendungsbereiche der Methode.

Was ist die Kanban-Methode?

Im virtuellen Team Dinge erledigen und sich fokussieren, statt sich zu verzetteln und zu viel aufzuladen. In virtuellen Teams arbeiten die Mitarbeiter oft um den ganzen Globus verteilt, und zwar zu unterschiedlichen Zeiten. Wie lässt sich in diesem Setting die Zusammenarbeit organisieren? Viele Teams greifen auf Kanban zurück. Die Methode, mit der diese großen Ziele erreicht werden können, wird in vielen Unternehmen seit vielen Jahrzehnten angewandt. Sie wurde unter dem Stichwort „agiles Projektmanagement“ wiederentdeckt und weiterentwickelt. Kanban ist eine Methode, um die Produktion oder die Arbeit in einen Fluss zu bringen. Das bedeutet wegzukommen von sprunghaften Änderungen der Arbeitsbelastung hin zu einem stetigen Output. Das Planungssystem entstand in den 1950er Jahren in Japan: Kanban wurde von Ohno Taiichi, einem Ingenieur bei Toyota, erfunden und entwickelt. Er wollte eine „Lean Production“ ohne Verschwendung erreichen. Der Automobil-Konzern hatte sich zum Ziel gesetzt, seine Arbeitsprozesse zu beschleunigen und Engpässe zu vermeiden. Inzwischen hat Kanban die Branchengrenzen übersprungen. Besonders in der Softwareentwicklung ist die Kanban-Methode verbreitet. Unabhängig von der Branche passt Kanban gut zur agilen Zusammenarbeit.

„Kanban“: Bedeutung und Ursprung

Als Ingenieur sah sich Ohno Taiichi mit dem Problem konfrontiert, dass die einzelnen Produktionsabschnitte nicht gut koordiniert waren. Jede Produktionsstufe versorgte die nächste mit der maximalen Menge an Material, die produziert werden konnte. Die Folge war, dass sich die Autoteile stapelten, Lagerplatz geschaffen werden musste und Arbeitskräfte zur Pflege der Bestände und Lagerhäuser benötigt wurden. Für Ohno war dies eine Verschwendung von Zeit, Geld und Arbeitskraft. Er ging der Frage nach, wie sie in der Lage waren, genau das zu produzieren, was im nächsten Schritt benötigt wurde. Die Lösung: Ohno dreht den Produktionsprozess um. Wenn Kunden hundert Autos bestellten, würden im letzten Produktionsschritt hundert Teile bestellt, um das Auto fertigzustellen. Der Produktionsschritt davor wiederum bestellte so viele Teile, wie für seinen Schritt und für einhundert Autos benötigt wurden. Nun bestimmte nicht mehr die Produktionskapazität die Produktionsmenge, sondern die Kundennachfrage.

Doch wie sollten die Informationen an den vorgelagerten Schritt weitergegeben werden? Ohno erfand ein ebenso geniales wie einfaches System: Jedem Teil wurde eine Karte zugeordnet. Wenn das Teil verbraucht war, ging die Karte zurück. So wusste der Kunde in der vorgelagerten Produktionsstufe genau, was später geliefert werden musste. Eine solche Karte wird auf Japanisch „Kanban“ genannt.

Mit dieser Methode vertrieb Toyota die westlichen Autokonzerne in rasantem Tempo. Erst in den 1970er Jahren wurden dort Lean Production und Kanban eingeführt. Heute ist die Lean Production und das Arbeiten nach der Kanban-Methode als Organisationsform in großen Unternehmen Standard.

Übrigens ließ sich der japanische Ingenieur von amerikanischen Supermärkten inspirieren. Diese waren so eingerichtet, dass jeder Kauf eines Kunden automatisch die Nachbestellung des Produkts auslöste. Auch dies ist längst zum Standard geworden und wird durch künstliche Intelligenz und datenbasierte Systeme ständig weiterentwickelt.

Kerngedanken der Kanban-Methode

Auch die Kanban-Methode wurde kontinuierlich verfeinert. Die „Karten“ haben ein aktives Eigenleben entwickelt. Sie finden sie auf dem sogenannten Kanban-Board und in unzähligen Web-Anwendungen. Aber eines hat sich nicht geändert, und zwar die drei Grundelemente der Arbeit mit der Kanban-Methode:

1. „Pull“ statt „Push“: Die Arbeitsaufträge werden nicht zugewiesen, sondern geholt. Dadurch wird die Anzahl automatisch gesteuert.

2. Transparenz durch Visualisierung: Der Produktionsfortschritt kann auf einen Blick erfasst werden.

3. Einfache Kommunikation: Die Karten transportieren automatisch alle wichtigen Informationen.

Ziel aller Kanban-Anwendungen ist es, Produktions- und Arbeitsprozesse in einen kontinuierlichen Fluss zu bringen. Rund um die Kernelemente der Kanban-Methode lassen sich die unterschiedlichsten Umsetzungsvarianten entwickeln. Es kommt nicht darauf an, eine Theorie in der Praxis anzuwenden. Vielmehr geht es darum, die Kanban-Idee so zu implementieren, dass die Dinge in einem Team oder Unternehmen besser funktionieren.

Prinzipien und Praktiken der Kanban-Methode

David J. Anderson beschrieb vier Grundprinzipien:

• Beginne dort, wo du dich gerade befindest.

• Strebe inkrementelle, evolutionäre Veränderungen an.

• Setze auf bestehende Rollen, Abläufe und Prozesse auf uns respektiere diese.

• Fördere das Leadership auf allen Ebenen der Organisation.

Die vier Grundprinzipien gewährleisten, dass Kanban jederzeit mit geringem Aufwand eingeführt werden kann. Ein neues Kanban-Team startet ganz einfach dort, wo es gerade steht. Rollen und Aufgabenverteilung bleiben zunächst unberührt. Nach und nach durchläuft das Team seinen Verbesserungsprozess in gemeinsamer Verantwortung und in kleinen Schritten: Dies ist wichtig, denn kleine Schritte sind weniger riskant als große und lösen bei den Beteiligten geringeren Widerstand aus.

Wie funktioniert Kanban? – Das Kanban-Board

Die Einführung des Systems im Unternehmen erfordert sehr wenig Ausrüstung. Zu Beginn jedes Projekts sollten Sie einen konkreten Zeitplan entsprechend Ihrem eigenen Wertschöpfungsfluss aufstellen. Dieser ist in mindestens drei Bereiche unterteilt, die als Felder auf dem charakteristischen Kanban-Board in mindestens drei Spalten eingezeichnet sind:

Spalte 1: To Do Aufgaben, die noch nicht begonnen wurden

Spalte 2: Doing Aufgabe begonnen, jedoch noch nicht abgeschlossen

Spalte 3: Done Erledigte Arbeitspakete

In jeder Spalte kleben Post-its / Tickets (= Kanban-Karten) mit den Aufgaben, die zu erledigen sind. Je nach Aufgabenstellung kann das Board auch weitere Spalten enthalten. Für ein Software-Projekt kämen etwa die Spalten „To Do“, „Design“, „Code“, „Test“, „Deploy“ und „Done“ infrage.

Im nächsten Schritt geht es um die eigentlichen Aufgaben, die durch Klebezettel auf dem Whiteboard visualisiert und schließlich von Spalte zu Spalte „gezogen“ (Pull-Prinzip). Die Zahl der Tickets pro Spalte ist begrenzt – dies verhindert Multitasking und zu viele parallele Aktivitäten. Der sogenannte WIP, Work in Progress, wird begrenzt und entsprechend der jeweiligen Auslastung angepasst. Die Kanban-Regeln sowie die zuvor definierten Sprintzeiten, das heißt die Dauer der einzelnen Bearbeitungszyklen pro Ticket, müssen innerhalb des Teams strikt eingehalten werden. So wird der Projektablauf sichergestellt und der Fortschritt ist klar erkennbar.

Visualisieren

Die Teammitglieder arbeiten die Aufgaben von links nach rechts ab. Wann immer eine Aufgabe erledigt ist, wandert sie eine Spalte weiter nach rechts.

Allein die Visualisierung steigert die Übersicht: Alle Beteiligten wissen um die Aufgaben und um den aktuellen Bearbeitungsstatus.

Kanban verfolgt zudem zwei weitere Ziele: Die Methode will Multitasking vermeiden und die Prozesse in kleinen Schritten verbessern.

Begrenzen

„Work in Progress“ (WIP) limitieren und Multitasking konsequent vermeiden. Dazu gilt:

• Eine Aufgabe wird erst abgeschlossen, bevor eine neue beginnt.

• Wenn ein Mitarbeiter eine Aufgabe abgeschlossen hat, zieht er sich eine neue aus dem Pool.

• Die Menge der Aufgaben pro Spalte ist limitiert. Das bedeutet: Die Aufgaben müssen konsequent priorisiert werden.

Anders als gewohnt werden bearbeitete Aufgaben nicht weitergereicht. Sie werden nachfolgenden Kollegen erst dann abgeholt, wenn diese wieder freie Kapazitäten hat.

Den Flow beschleunigen durch Regeln

Fast immer entstehen Engpässe, an denen sich die Arbeit staut. An diesen Stellen gilt es, die Aufgaben unter die Lupe zu nehmen und zu analysieren: Weshalb stauen sich die Aufgaben genau hier? Was muss verbessert werden? Brauchen die Mitarbeiter Unterstützung?

Im Sinne der Kanban-Philosophie sollen die Aufgaben zügig durch den Bearbeitungsprozess fließen. Störungen sollen früh erkannt und aufgearbeitet werden.

Mittels der Kennzahl „mittlere Durchlaufzeit“ misst das Team, wie lange es dauert, bis begonnene Aufgaben abgeschlossen sind. Damit dieser Kontrollmechanismus funktioniert, müssen die Regeln für alle klar definiert sein, wie etwa die Dauer eines Sprints oder die Bedeutung des Status „Done“. Explizite Regeln sind die Voraussetzung dafür, dass Fehler und Störungen erfasst und objektiv bewertet werden können.

Die Kanban-Methode: Varianten und Werkzeuge

Kanban erlaubt Variationen und individuelle Anpassungen. Beispielsweise ist es möglich, die Tickets um zusätzliche Angaben zu ergänzen wie hohe, mittlere und niedrige Priorität.

Puristen schwören auf das klassische Whiteboard. Tatsächlich hat die haptische Komponente etwas für sich. Es ist ein gutes Gefühl, ein Ticket weiterzuschieben. Andererseits können Tickets schon mal verloren gehen.

In virtuellen Teams stellt sich die Frage nicht. An der Software-Unterstützung führt kein Weg vorbei. Der Markt hält zahlreiche Systeme bereit, sich in ihrem Preis und Funktionsumfang unterscheiden, wie diese:

• Kanban Tool: Visuelles Projektmanagement mit Zeitaufzeichnung

• Trello: System für die Zusammenarbeit, auch mit weniger technikaffinen Mitarbeitern

• Meister Task: Umfassendes System mit Benutzerrollen, Projektzugriffsrechten, Zeiterfassung, Automatisierungen und anderem mehr

Wann eignet sich Kanban? – Anwendungsbereiche außerhalb der Softwareentwicklung

Kanban als System zur Optimierung von Produktionsprozessen und zur Reduzierung von Lagerbeständen ist nicht für alle Branchen und Produkte gleichermaßen geeignet. Besonders eignet es sich für Produkte mit einem hohen Wertanteil, bei denen die Menge relativ weit im Voraus abgeschätzt werden kann. In diesem Fall sollte die Nachfrage nicht zu stark schwanken.
Der Begriff Kanban wird auch häufig im IT-Umfeld verwendet. Dabei werden nicht so sehr konkrete Kanban-Techniken adaptiert, sondern vielmehr Konzepte aus Lean Management, Lean Development und Risk Management.

Kanban und Scrum als agile Methoden sind mittlerweile in den Büroalltag vieler Unternehmen integriert. Sie werden unabhängig von Branche und Fachbereich eingesetzt und können nicht mehr nur für die Softwareentwicklung genutzt werden. Auch die Größe des Unternehmens – ob Start-up oder kleine Agentur, mittelständisches Unternehmen oder international agierender Konzern – spielt keine Rolle. Was zählt, ist ein gemeinsames agiles Mindset und das kontinuierliche Streben nach einem Verbesserungsprozess im Team.

Fazit: Vorteile der Kanban-Methode

Agile Projekte lassen sich mit der Kanban-Methode visuell gut strukturieren. Durch Visualisierung sehen alle, welche Aufgaben es gibt, in welchem Bearbeitungsstatus sie sind und wo sich Aufgaben stauen. So behält jeder im Team stets den Überblick über seine Arbeit, Projekte und Ziele und konzentriert sich auf eine bestimmte Aufgabe. Durch Transparenz auf dem Kanban-Board ist jeder im Team über den aktuellen Projektstatus. Der Koordinations- und Abstimmungsaufwand reduziert sich. Viele Meetings werden überflüssig, weil die Mitarbeiter in der Lage sind, sich selbst zu steuern.

Dies spart im Idealfall auch wichtige Ressourcen wie Zeit oder Geld. Kanban lässt sich sehr gut mit anderen Methoden des agilen Projektmanagements wie Scrum kombinieren. Kurzum: Das Projektmanagement im Allgemeinen wird schneller, effizienter und besser.

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Quellen

https://www.ingenieur.de/karriere/arbeitsleben/alltag/kanban-agiles-projektmanagement-fuer-ingenieure-und-informatiker (abgerufen am 30. März 2020)

ttps://das-unternehmerhandbuch.de/kanban-projektmanagement/ (abgerufen am 30. März 2020)

https://www.ingenieur.de/karriere/arbeitsleben/alltag/kanban-agiles-projektmanagement-fuer-ingenieure-und-informatiker/ (abgerufen am 30. März 2020)

http://projektmanagement-definitionen.de/glossar/kanban (abgerufen am 30. März 2020)