Weshalb wir mit Multitasking meistens weniger gewinnen als gedacht

Nächste Woche ist eine Schulung für meine Kollegen:innen angesetzt. Ich soll sie halten und heute soll die Version eins fertig werden: Inhalt, Aufbau, Umfang.

Möchte ich Multitasking?

Ich freue mich auf den Job, fahre morgens meinen Rechner hoch und sehe: Die Welt war bereits fleißig. Mehr als ein Dutzend E⁠-⁠Mails liegen in meinem Postfach: Newsletter unbekannter Herkunft, „FYI“-Kopien und ein paar wenige Nachrichten, die eine Antwort erfordern.

„Also gut“, denke ich. „Das geht ja schnell“, und fange mit Aufräumen und Antworten an. Da geht eine Einladung zu einem kurzfristigen Meeting ein. Um 10.30 Uhr. Vorher werde ich nicht mehr viel schaffen und hinterher ist der Vormittag fast vorbei.

20 Minuten sind inzwischen vergangen. Das Postfach ist leer und die freudige Erwartung von eben deutlich gedämpft. Am Eingang winkt meine Kollegin. Ich grüße zurück, ziemlich zerstreut.

Jetzt aber los. Was wollte ich noch gleich?

Manchmal passiert es einfach

Während ich recherchiere, gehen neue E⁠-⁠Mails ein. Ich sehe es aus den Augenwinkeln und versuche, es zu ignorieren. Mehr oder weniger erfolgreich.

Ich hole tief Luft. Mir wird klar, dass ich der Multitasking-Falle aufgesessen bin: Eigentlich will ich an meinem Projekt arbeiten. Zugleich versuche ich jedoch, meinen Schreibtisch in Ordnung zu halten, die Kollegen:innen zufriedenzustellen und die laufende Kommunikation weiterzuführen.

Multitasking ist für viele ein gutes Gefühl

Der Umgang mit Multitasking ist Typ-Sache. Einige bevorzugen die fokussierte Arbeit. Andere lieben es, wenn sie zügig viele Aufgaben erfüllen.

Die Wissenschaft zeichnet ein anderes Bild. Multitasking stresst, heißt es. Viele Studien belegen das. So auch die von David Meyer und Jeffrey Evans von der University of Michigan. Die beiden US-Forscher konnten zeigen:

• Sich auf eine neue Aufgabe einzustellen, ist mit einem Zeitverlust verbunden. Je komplizierter die Aufgabe, desto höher der Zeitverlust.

• Multitasking vermindert die Wahrnehmung, die Reaktionsschnelligkeit sinkt.

• Dafür steigt die Fehlerquote.

• Löst eine Aufgabe zusätzlich starke Emotionen aus, sinkt die Konzentrationsfähigkeit für die übrigen Aufgaben bis gegen null.

Das menschliche Gehirn verweigert sich

Wer sich auf Multitasking einlässt, bekommt manche Informationen nicht direkt mit und die Ergebnisse können nicht immer qualitativ überzeugen. Der Grund dafür liegt in der Art und Weise, wie das menschliche Gehirn arbeitet. Multitasking bedeutet, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bearbeiten.

Dem Gehirn ist dies jedoch nur sehr begrenzt möglich. Tatsächlich funktioniert Multitasking bei Aufgaben, die gut trainiert sind und im Auto-Modus ablaufen, wie etwa einen Apfel essen und die Nachrichten scannen. Bei komplexen Aufgaben wechselt das Gehirn zwischen den Aufgaben hin und her.

Monotasking kann zielführender und erfolgreicher sein

Bereits bei Aufgaben mit wachsendem Anspruch ist es deshalb effizienter, sich zu einem Zeitpunkt immer nur auf eine Aufgabe zu konzentrieren. Dabei gibt es eine Menge zu gewinnen:

• Schneller arbeiten: Es lassen sich mehr Aufgaben in kürzerer Zeit bewältigen.

• Bessere Ergebnisse: Die Fehlerquote sinkt.

• Mehr Leistungsfähigkeit: Konzentriertes Arbeiten an einer Aufgabe reduziert den Stresspegel drastisch.

Es sind Denkanstöße für die eigene Überprüfung, ob Monotasking  zielführender und motivierender für den Erfolg ist.

„Digitale Informationsflut effizient meistern“ bei der Pink University

Multitasking ist eines von fünf Kapiteln unseres neuen E⁠-⁠Trainings, die „Digitale Informationsflut effizient meistern“. Der 60-Minuten-Kurs liefert viele wichtige Impulse für ein entspannteres Arbeiten bei qualitativ effizienten Ergebnissen.

Personaler:innen richten wir gerne einen Testzugang ein.