Resumen

¿Qué es la gestión del tiempo?

Definición del objetivo

Método ALPEN

Batching- Trabajar juntos lo que debe estar junto

Técnica Pomodoro

10 consejos prácticos para una gestión más eficaz del tiempo

¿Qué es la gestión del tiempo?

Ya lo dijo el filósofo Seneca: "No tenemos insuficiente tiempo, sino demasiado tiempo que no utilizamos adecuadamente". Y en eso consiste exactamente la mejora de la gestión del tiempo: en gestionar y distribuir el tiempo disponible de forma que se cumplan las tareas esenciales.

¿Quién no ha pasado esta situación? Te ahogas en un montón de tareas que parecen todas importantes y no sabes por dónde empezar. Pero con el enfoque adecuado, puedes superar este obstáculo. Aquí también puedes aprender a fortalecer tu resiliencia.

En primer lugar, hay que definir los grandes objetivos superiores, así como los pequeños objetivos y tareas. Una vez especificados éstos, es mucho más fácil preparar una lista de tareas que incluya un calendario preciso. La elaboración de la lista es la base de tu futura gestión del tiempo.

Lo más importante: definir los objetivos

Dado que la planificación se basa en el establecimiento de objetivos, éstos son el requisito básico para una planificación eficaz. La definición de objetivos puede ser multifacética. El establecimiento de objetivos incluye por ejemplo los objetivos de la empresa, los objetivos del equipo y los objetivos del puesto de trabajo, así como los subobjetivos que pueden derivarse de ellos. Además de los objetivos profesionales, también se pueden definir los objetivos personales, que son esenciales para la planificación semanal. A partir de estos objetivos, se puede crear una lista de tareas pendientes con el método ALPEN.

Listas de tareas eficientes con el método ALPEN

El método ALPEN es una forma útil de crear un plan diario o semanal para organizar el trabajo. Lo mejor es crear este plan la noche anterior para poder empezar la nueva semana o el nuevo día con energía y de forma organizada. El acrónimo ALPEN representa el siguiente enfoque:

- A: Listas de tareas de todas las actividades, tareas y reuniones previstas

- L: Estimación de la longitud del tiempo

- P: Planificación del tiempo de reserva

- E: Establecimiento de decisiones prioritarias

- N: Anotar el nivel de éxito

Primero se anotan todas las actividades y tareas para alcanzar los objetivos definidos, seguidas del tiempo previsto que se necesita. También es aconsejable tener en cuenta los tiempos de amortiguación: con frecuencia ocurre que se producen imprevistos o que subestimamos el tiempo para las tareas futuras y somos víctimas de la famosa falacia de la planificación. Después hay que tomar decisiones, el paso más importante del método ALPEN. ¿Qué tareas son importantes, cuáles no y qué actividades pueden delegarse? A partir de la categorización en importantes/no importantes y urgentes/no urgentes, se puede trabajar en las tareas. Por último, comprueba si has alcanzado tus objetivos. De este modo podrás hacer cambios y optimizar tu plan.

Batching - Trabajar juntos lo que debe estar juntos

Otro método para optimizar la gestión del tiempo es la agrupación de tareas. Se trata de agrupar tareas similares. Utilizamos esta técnica en la vida cotidiana, por ejemplo, cuando hacemos la compra semanal en lugar de comprar cada alimento por separado cada día. Gracias a la agrupación, el esfuerzo básico se reduce y el tiempo total de trabajo disminuye. Cuando se aplica el método ALPEN, la dosificación puede aplicarse en el primer paso: anotar las actividades. En este punto, todas las tareas similares y repetitivas pueden marcarse y agruparse en categorías. En lugar de enfrentarse a un mosaico de tareas, se puede trabajar en las tareas en bloques y concentrarse en una tarea específica. El resultado: una mayor productividad.

Cómo funciona el reloj Pomodoro

¿Quieres concentrarte en tus tareas sin distraerte y reducir el cúmulo de tareas que llevas aplazadas? Entonces la técnica Pomodoro puede ser perfecta para ti. Este método consiste en 25 minutos de trabajo concentrado, una pausa de 5 minutos, la repetición del proceso tres veces y luego una pausa más larga. Pero recuerda que debes utilizar el método con flexibilidad: cuando estés en un flujo, sigue trabajando y tómate un descanso después. Pruébalo y comprueba si puedes encontrar tu propio ritmo.

10 consejos prácticos para una gestión más eficaz del tiempo

Por último, aquí tienes un resumen de los consejos más prácticos que te ayudarán a ser más organizado en tu vida diaria y laboral.

• Establecer objetivos a corto y largo plazo

• Anote todo: esto alivia la carga de la memoria y facilita la atención.

• Mantenga una lista de tareas prioritarias y deje tiempo para el descanso.

• Agrupación: agrupar las tareas en función de su pertenencia.

• Comunica tus objetivos a una persona de confianza

• Eat the frog: haz primero las tareas desagradables y luego las agradables

• Recompensarse cuando se logra un objetivo

• Minimizar las distracciones: Mantener el lugar de trabajo ordenado y el smartphone fuera de la vista

• Considere la curva de rendimiento diario individual

• Desarrollar hábitos: Las tareas desafiantes se vuelven más fáciles cuanto más rutinariamente las realizas

Aparte de la gestión del tiempo, ¿deseas más consejos para prevenir o afrontar el estrés en el trabajo? En esta entrada del blog te ayudaremos a mejorar tu gestión del estrés y a aplicar diferentes estrategias de afrontamiento: https://www.pinktum.com/es/blog/consejos-para-una-gestion-eficaz-del-estres/