¿Quieres dirigir un equipo híbrido y mantenerlo unido? Es mucho menos difícil de lo que parece. Te explicamos qué debes tener en cuenta.

«Creo que tengo que volver a la oficina», suspira Marta durante el almuerzo. «La reunión de hoy ha sido un desastre. Esto no puede seguir así.»

Con la llegada de la pandemia, Marta empezó a teletrabajar y lo sigue haciendo. Para regocijo de su marido. Así pueden turnarse con su hijo, y además se ahorra los 120 km diarios que solía conducir.

Todo parece ir bien. Pero mientras tanto, algunos compañeros han vuelto a la oficina. Por lo que la forma de trabajar en equipo ha vuelto a cambiar. El equipo ya no trabaja solo en línea, sino de forma híbrida. Algunos teletrabajan y otros van a la oficina.

Internet, el menor de los problemas

El equipo ha recuperado las antiguas tradiciones, y las reuniones son de nuevo en la sala de conferencias Martas y otros dos compañeros se conectan por videoconferencia.

En la teoría funciona bastante bien, el primer obstáculo se ha superado, el COVID-19. Pero, a veces hay problemas con el micrófono, durante la reunión los compañeros suelen olvidar apagar el micrófono. Y en cuanto hablan todos a la vez, Marta no se entera de nada.

Como bien podemos ver, aquí faltan estructura y reglas. Los compañeros que trabajan en la oficina no tienen ningún problema, ellos se ponen de acuerdo antes y después de la reunión y listo. Pero Marta se queda fuera de todo eso. Además, en la oficina hay pizarras informativas a las que ella no tiene acceso. Y le resulta difícil participar en la conversación durante las reuniones.

¿Será la única solución volver a la oficina? Esa opción no la baraja Marta. y por eso que está pensando en cambiar de trabajo.

¿Volver a la oficina a jornada completa? Mejor cambiar de trabajo

Los equipos híbridos y los que trabajan completamente en línea difieren en algunos aspectos. En los equipos híbridos, algunos empleados trabajan en la oficina y otros teletrabajan. Algunos van todos los días y otros solo algunos días de la semana. Estos últimos van muy de vez en cuando.

En 2020, la proporción de empleados que teletrabajan aumentó del 10% al 42%. Muchos agradecen esta oportunidad: alrededor del 30% de los que están a favor de los modelos de trabajo flexibles estarían dispuestos a buscar otro empleo si tuvieran que volver a la oficina a jornada completa.

Y Marta también lo cree.

Estructurar reuniones de equipos híbridos

Una reunión de equipo dice mucho de la organización del equipo desde el punto de vista organizativo. El jefe de equipo tiene la capacidad de crear algo positivo de esta situación.

Los miembros del equipo necesitan un equipo potente, una introducción al funcionamiento de las herramientas en línea y apoyo informático.

Por lo general, es más fácil dirigir y moderar una videoconferencia que una reunión híbrida. en la que todos están en igualdad de condiciones a la hora de intercambiar opiniones.

También es importante que todos estén al día de los temas que se van a tratar. ¿Cómo ha sido la comunicación desde la última reunión?

Escribir un acta durante la reunión debería ser una práctica habitual. Es importante que todo lo que se trate en la reunión esté reflejado en el acta.

Y que se comparta con todos los participantes para que puedan consultar las notas.

Reglas en los equipos híbridos

En pocas palabras los equipos híbridos están a la orden del día y el trabajo en equipo puede definirse en función de los objetivos. Sin embargo, el equipo necesita acuerdos y reglas para que el trabajo en equipo sea posible. Como, por ejemplo:

• el tiempo de trabajo,

• disponibilidad y tiempos de espera,

• un equipo técnico homogéneo,

• acordar las herramientas y medios para comunicarse,

• sistema de estructura de carpetas,

• documentación y

• gestión del tiempo.

Todo esto es lo que es necesario tener claro en un equipo híbrido. Es importante acordarlo con el equipo de acuerdo con las directrices de la empresa.

Las normas se irán anclando en el equipo. Hasta que todos los integrantes se acostumbren a ellas y se atengan a ellas sin más. Por eso es necesario comprobar si funcionan o no.

El jefe de equipo, un modelo a seguir

Un jefe de equipo es un modelo a seguir por los componentes de un equipo. Es por eso que es importante impulsar el trabajo en equipo, esto se puede hacer

• ateniéndose a los acuerdos establecidos.

• Estando al día de los cambios técnicos.

• Teletrabajando algunos días.

• Regulando la capacidad de respuesta.

• Respetando los horarios de trabajo acordados.

Lo más importante es estar siempre abierto al diálogo y hacerlo con determinación y respeto.

Curso de Pinktum: Gestionar equipos híbridos de forma eficiente

Este y otros temas son los ejes centrales de nuestro curso «Gestionar equipos híbridos de forma eficiente». En el que aprenderás a:

• establecer las reglas del juego,

• dominar las reuniones híbridas,

• mantener unido el equipo híbrido,

• tratar con los miembros del equipo y

• ser un modelo a seguir.

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