La agilidad es la capacidad de adaptarse rápidamente a los cambios. Y el trabajo ágil es un tema que está en la agenda de cada vez más empresas. Tanto los empleados como los directivos deben estar preparados para el trabajo ágil. Además de las técnicas para los métodos de trabajo individuales, este también incluye el ámbito de las reuniones y los talleres. En este artículo te contamos cómo puedes conseguir que el trabajo diario, las reuniones y los talleres se vuelvan más ágiles y qué beneficios promueve el trabajo ágil para ti y para tu equipo.  

Seguro que el trabajo ágil te hace pensar en post-its de colores y equipos jóvenes que juegan al futbolín en la pausa. Y no vas mal encaminado. El trabajo ágil está de moda y forma parte de la nueva era del trabajo. Pero ya no es tan novedoso como pensamos. Porque el pensamiento y los conceptos ágiles ya se han ido infiltrando progresivamente en muchas áreas de trabajo. ¿No te lo esperabas? Bueno, que no cunda el pánico. Probablemente ya estés trabajando o hayas trabajado alguna vez de forma ágil sin ser consciente de ello. ¿No te parece que ya va siendo hora de que eso cambie?

 Definición y beneficios del trabajo ágil  

¿A qué nos referimos cuando hablamos de trabajo ágil? Podemos definir la agilidad como la capacidad de adaptarse rápidamente a los cambios. El trabajo ágil engloba diversos métodos y técnicas. La piedra angular de todos los métodos ágiles es el Manifiesto Ágil, que fue escrito en 2001 por 17 desarrolladores de software en Silicon Valley. La diferenciación en valores, principios, técnicas y métodos ágiles también se basa en este manifiesto. Los métodos ágiles completos son, por ejemplo, el scrum o el «Design Thinking» o pensamiento de diseño. Las técnicas ágiles, en cambio, funcionan más bien a pequeña escala. Algunos ejemplos de estas técnicas son el modelo de creación de personajes o el formato de reuniones «Daily». Los métodos ágiles proporcionan el marco base, mientras que las técnicas ágiles son los procedimientos concretos de aplicación. Tanto en esta entrada de blog como en nuestros dos cursos de formación nos centraremos en las técnicas.

Pero, para poder trabajar de forma ágil en la mayoría de las empresas, es necesario realizar un cambio primero. Por lo que sí, el trabajo ágil supone a priori una carga de trabajo adicional. Entonces, ¿qué sentido tiene implementar esta metodología en tu trabajo? Echémosle otro vistazo a la definición. Trabajar con agilidad permite adaptarse rápidamente a los cambios, es decir, actuar con rapidez. Y esa es una gran ventaja competitiva en estos tiempos que corren. La agilidad te permite adelantarte y actuar más rápido y de forma más situacional. Otra ventaja de los métodos y técnicas ágiles es que con su ayuda se puede mejorar la creatividad, la capacidad de planificación y el ambiente de equipo. También contribuyen a minimizar los riesgos y, en última instancia, a aumentar la calidad y optimizar el valor de los productos. 

Características del trabajo ágil: ¿qué hace que el trabajo ágil sea ágil? 

Los principios y valores básicos esenciales del trabajo ágil son, por ejemplo, estos cinco aspectos: 

• la apertura a lo nuevo y la voluntad de compartir conocimientos e intercambiar ideas; 

• el compromiso, es decir, el sentimiento de responsabilidad e identificación con los demás miembros del equipo, con la empresa y con un objetivo común;  

• la concentración necesaria para centrar toda la energía y la atención en una única tarea o meta en la que se está trabajando actualmente; 

• valentía para probar cosas nuevas y asumir riesgos. Lo importante es que los errores se traten siempre de forma constructiva; 

• y confianza y respeto, tanto hacia los miembros del equipo y los directivos como hacia los clientes. 

 Para trabajar de manera ágil, se necesita una mentalidad ágil y, además, es imprescindible contar con un equipo ágil. Los equipos ágiles clásicos se componen de unidades pequeñas y colaborativas en las que todos sus miembros se centran en la velocidad y la flexibilidad. Comparten la responsabilidad a partes iguales y así todos contribuyen al éxito. La planificación habitual de reuniones, el intercambio constante y los procesos iterativos, es decir, un ciclo constante de retroalimentación y mejoras, ayudan a conseguirlo. El apoyo técnico lo proporcionan, por ejemplo, una intranet (social), herramientas de colaboración y servicios de mensajería. En el caso concreto de la intranet, los aspectos primordiales son la funcionalidad y una estructuración clara. Por último, el intercambio de información debe ser lo más eficaz posible, independientemente de las zonas horarias y, en parte, específico para cada grupo. Por lo tanto, las principales opciones para utilizar una intranet son:  

• Debe haber grupos parcialmente abiertos y parcialmente cerrados 

• Debe haber la posibilidad de votar sobre temas y propuestas y también de presentarlos de forma clara  

• Debe poderse etiquetar a otros miembros del equipo y asignarles tareas o hacerles preguntas directamente  

• Debe haber una opción para activar las notificaciones push 

• Es necesario que haya funciones de filtro y búsqueda directamente en la herramienta

 Gestión ágil del tiempo 

Las técnicas ágiles también pueden ayudar a planificar y ejecutar proyectos y tareas con mayor precisión. Un ejemplo de ello es el «planning poker» o póquer de planificación, una subárea del scrum: esta técnica es útil para evaluar y estimar los esfuerzos requeridos para realizar una tarea o coordinar un proyecto en equipo. Cada uno de los miembros del equipo estima el esfuerzo que cree que requiere un proyecto o una tarea de forma anónima y anota el tiempo en un papel. A continuación, se recopilan las cifras y se evalúan de forma conjunta para encontrar un punto de referencia objetivo y realista. El póquer de planificación es especialmente adecuado para proyectos con muchas variables desconocidas. Al mismo tiempo, contribuye a crear unión en el equipo. 

 A nivel individual, otra técnica que ayuda en el trabajo diario es lo que se conoce como timeboxing. Se trata de una estrategia de gestión del tiempo que consiste en programar con antelación bloques de tiempo definidos a los que hay que ceñirse a la hora de realizar una determinada tarea o proyecto. Anotarlo en el calendario puede ser de ayuda, ya que así le proporcionamos un marco claro a la tarea. El timeboxing funciona mejor cuando se planifica con antelación y se coordina con otras tareas y compromisos fijos. 

Tableros de tareas: una pieza central del trabajo ágil  

 A la planificación le sigue la ejecución: en el trabajo ágil se utilizan a menudo tableros de tareas. Esto es así porque son una herramienta visual muy útil que proporciona una visión general de las tareas en curso. Solo con echar un vistazo al tablero, ya sabes cuáles son las tareas, quién se encarga de ellas y cuáles son los plazos de entrega. Y, sobre todo, en qué fase de la ejecución se encuentran las diferentes tareas.  Por regla general, los tableros tienen seis o cuatro columnas. Y en ellos se pueden colgar notas o post-it con las tareas del equipo, ya sea de forma analógica o, preferiblemente, virtual. Para iniciarte en el tema, nos basta con el modelo minimalista de cuatro columnas que contiene los siguientes aspectos: el backlog o la lista de tareas, las tareas pendientes, las tareas en curso y las tareas finalizadas.  

• En el backlog están las tareas que habrá que realizar en algún momento, pero para las que aún no se ha fijado un plazo de entrega ni asignado un miembro del equipo responsable.  

• La columna Pendientes contiene todas las tareas que ya se han planificado y están por iniciarse. 

• En la columna En curso están todas las tareas en las que ya se está trabajando. Además, en este paso se incluyen notas o comentarios cuando se está esperando por la respuesta o el feedback de un cliente. Esto acelera las gestiones y ayuda a aclarar el estado actual de la tarea y sobre quién recae la responsabilidad de continuar el proceso.  

• La última columna, llamada Finalizadas, contiene todas las tareas que se han completado y están listas para la revisión final. Esta revisión puede llevarse a cabo siguiendo el principio de los cuatro ojos; de modo que si, por ejemplo, tú te encargas de una tarea, la revisión final de esa misma tarea tendrá que completarla otro compañero o el responsable del proyecto.  

En general, lo más importante es incluir el nombre de la persona de contacto correspondiente y una fecha límite en todas las tarjetas. Y, por supuesto, ser transparente: al fin y al cabo, el objetivo es garantizar que todos los miembros del equipo estén siempre informados al mismo nivel. Además, así queda claro dónde sigue habiendo dificultades o dónde se necesita apoyo extra. De una simple visión de conjunto surge todo un proceso de cooperación activa en un flujo de trabajo ordenado. 

Cultura del error ágil y reuniones ágiles periódicas  

 «De los errores se aprende»: esta frase tan sabia existía ya mucho antes de que se empezase a hablar de marcos de referencia ágiles. Pero ¿en qué consiste la cultura del error en un proceso ágil? ¿Y cómo puede uno no perderse en la rutina diaria del trabajo? En general, es importante mantener un estilo de comunicación abierta e intercambiar información sobre los posibles errores y malentendidos que se hayan producido para poder evitarlos en el futuro. Esto puede hacerse de forma estructurada, por ejemplo, en forma de reuniones del tipo «lessons learned» o lecciones aprendidas.  Las lecciones aprendidas son reuniones que se celebran tras la finalización de un proyecto. Lo ideal es que el jefe o el responsable de proyecto planifique la reunión. Todos los participantes deben tomar parte. Las siguientes preguntas pueden servir de guía:  

• ¿Qué fue bien en este proyecto?  

• ¿Qué es lo que no funcionó tan bien?  

• ¿Qué lección hemos aprendido para el próximo proyecto? ¿Qué queremos mantener, qué ya no queremos hacer y qué novedades queremos introducir?  

Después de que se formule cada pregunta, todos los participantes tienen la oportunidad de responder, y todas las respuestas se recogen, resumen, registran y archivan, de forma que todo el mundo tenga acceso a ellas posteriormente. Otra forma de reunión ágil son los «Failure Fridays» o los viernes de errores. Pueden tener lugar semanal o mensualmente, y normalmente se celebran los viernes. La atención se centra en los errores típicos, los problemas más comunes y los traspiés. Al proporcionar a los empleados un lugar seguro para hablar abierta y conscientemente de los errores cometidos, estos aprenden a ver los errores como algo normal que se puede comentar, con lo que podrán corregirlos y evitarlos más fácilmente en el futuro.   

Las reuniones internas sirven sobre todo para informar sobre la situación actual de un proyecto o tarea y realizar mejoras. El ejemplo más clásico son los Daily, que también se conocen como reuniones «Stand-up». Tienen lugar a diario y son normalmente de pie, de ahí su nombre en inglés. El objetivo es que sea lo más breve y eficaz posible. Para moderar un Daily, puedes basarte en las siguientes preguntas:  

1. ¿Qué sucedió ayer? 

2. ¿Qué está previsto para hoy? 

3. ¿Cuáles son los retos actuales? 

De forma paralela a la reunión, puede actualizarse también el tablero de tareas. De este modo, todos los implicados están siempre informados al mismo nivel y se preparan acordemente para la nueva jornada laboral y las tareas.  

 Un requisito previo que suele ser importante para la colaboración ágil, y cualquier otro tipo de colaboración en general, es mantener siempre una comunicación clara y ordenada en forma de reuniones fijas y conversaciones espontáneas. Los acuerdos rápidos también pueden gestionarse bien y sin complicaciones a través de simples programas de chat. Hasta cierto punto, esto seguirá siendo siempre una cuestión de gustos. Es importante utilizar eficazmente las herramientas ya existentes. Y también sugerir nuevas herramientas que puedan ser útiles. Esto quiere decir que es necesario mantener los ojos y los oídos bien abiertos. 

Talleres ágiles relacionados con eventos  

Los talleres no forman parte de la actividad laboral cotidiana y, por lo tanto, deben estar bien planificados y programados. Especialmente los talleres en los que participan muchas personas. Para ello se necesitan locales adecuados y planificar el evento con la suficiente antelación. Ejemplos de talleres ágiles son las «Lightning Talk» o charlas relámpago, o los BarCamps, también conocidos como desconferencias.  

 Las charlas relámpago son una serie de charlas breves con una duración de cinco a diez minutos cada una. Dependiendo del número de presentaciones, un taller de este tipo puede durar un total de 30 a 90 minutos. Lo especial de las conferencias breves es que el contenido presentado aún no está terminado. Así, el taller y las reacciones del público brindan la oportunidad de realizar ajustes y cambios. Al mismo tiempo, el público se integra y puede aprender sobre una amplia gama de temas.   Los BarCamps, en cambio, suelen durar mucho más: al menos medio día, aunque probablemente un día entero. Son comparables a una especie de «debate abierto». El contenido de las conferencias, los ponentes y los resultados solo se consiguen mediante la cooperación de todos los participantes. Sin embargo, siempre hay un lema o título que da el pistoletazo de salida. Otros elementos esenciales de un BarCamp son: 

• Una ronda de presentaciones para recopilar los diferentes temas 

• La división y combinación de temas en sesiones de 45 minutos  

• La programación de descansos de 15 minutos 

• La creación y el cumplimiento de bloques de tiempo definidos 

• La recopilación de los resultados y su preparación gráfica  

• La deducción de un plan de acción que incluya tareas y responsables 

 A la hora de organizar un taller ágil es esencial tener en cuenta la fecha en la que se pretende celebrar dicho taller. Lo ideal sería que ninguna de las partes implicadas se encontrase en una época de calor extremo: esto se aplica tanto a las ventas como a la producción o la contabilidad. 

La orientación al cliente es un valor esencial en el trabajo ágil  

El uso de varias técnicas ágiles permite un pensamiento más centrado en el cliente. Los personajes son un ejemplo de ello. Esta técnica consiste en asignarle un nombre y unos datos ficticios y de preferencia una imagen de catálogo a los diferentes tipos de clientes. Para ello, a los personajes o personas ficticias se les asigna un nombre, una edad, una ocupación, un estado civil y una situación vital, así como aficiones. En total, puede haber de tres a seis personajes. A continuación, el equipo se pone en la piel de estas personas ficticias y se pregunta: ¿qué aspecto tiene el producto o servicio desde el punto de vista de esa persona? ¿Cómo valora las ventajas y los inconvenientes? ¿Qué otros servicios adicionales querría obtener?  

 Las historias de usuario son otra técnica muy útil. Siempre se refieren a un escenario concreto y muy específicamente a un producto o servicio. Los requisitos que los clientes exigen del producto se recopilan en una ficha. Los tres datos esenciales son el valor, el usuario y la función. Por otro lado, nunca hay que perder de vista a los clientes «reales», su feedback y sus experiencias. ¿Qué les gusta? ¿Qué no les gusta tanto? ¿Qué malentendidos se producen y cómo pueden aclararse? Todo ello ayuda a diseñar y producir mejor (porque se trabaja de manera más centrada en el cliente).  

Trabajo ágil y eficaz: solo y en equipo 

La agilidad es la capacidad de adaptarse rápidamente a los cambios. Por ello, los empleados ágiles mantienen siempre los ojos y los oídos abiertos a las novedades y se atreven a experimentar. Un equipo que funciona, una mentalidad ágil y un intercambio regular son la base de la mejora continua. Las técnicas adecuadas para visualizar las tareas, una mejor gestión del tiempo y una comunicación orientada a los objetivos completan el trabajo ágil.

Si quieres aprender más sobre el trabajo ágil y las técnicas que puedes integrar en el trabajo diario y en la cultura de reuniones de tu empresa, no te pierdas nuestros dos cursos de formación sobre el trabajo ágil:  

Herramientas ágiles para el día a día

Herramientas ágiles para talleres y reuniones