Métodos y técnicas para optimizar la gestión del tiempo
El tiempo pasa volando. ¿Te reconoces a ti mismo al escuchar esta frase? Seguro que la has utilizado en más de una ocasión. Tanto en el ámbito profesional como en el privado, la gente se da cuenta cada día de lo rápido que pasa el tiempo… o no. Porque la percepción que uno tiene del tiempo siempre va a depender de la propia actitud, la ocupación y la predisposición a utilizar el tiempo disponible. Por ejemplo, las personas que consiguen estar más concentradas notan que el tiempo pasa mucho más rápido que las que están esperando a que algo suceda. El reto sigue siendo prácticamente el mismo para todos: combinar el deber y el tiempo libre con los limitados recursos del día a día. ¿Que cómo se consigue? Sabiendo gestionar tu tiempo de manera individual. En esta entrada de blog te contamos cuáles son las técnicas que puedes utilizar para mejorar tu propia gestión del tiempo y reducir con ayuda de diferentes métodos los factores que pueden influir negativamente. Hemos elaborado un resumen comparativo de las técnicas más populares de gestión del tiempo para ayudarte a encontrar la solución que mejor se adapta a tus necesidades. Con estos consejos, podrás aprender rápidamente a gestionar tu tiempo de forma eficaz.
¿Por qué es tan importante saber gestionar bien el tiempo?
A la reunión de a dos con la jefa le sigue la reunión de equipo y luego la reunión kick-off sobre el nuevo proyecto… ¿No crees que son demasiadas reuniones seguidas? Así, difícilmente podrás hacer todas tus tareas. Organizar bien la agenda y sacarle el máximo partido al tiempo tan limitado que tenemos todos puede ser todo un reto. Pero incluso en días en los que no hay tanto que hacer, tiene sentido organizar el tiempo de manera sensata para que puedas aprovecharlo bien y sentirte a gusto en tu trabajo. Existen métodos y técnicas sistemáticas que te ayudan a mejorar o incluso a perfeccionar la propia gestión del tiempo. Al fin y al cabo, también depende de ti organizar bien tu agenda diaria y permitirte distraerte lo menos posible durante las sesiones de trabajo. Las técnicas de gestión del tiempo ayudan a las personas a priorizar correctamente las tareas y a aprovechar al máximo los escasos recursos de tiempo. Una gestión estructurada del tiempo favorece la satisfacción profesional y personal. Por lo tanto, interiorizar las técnicas de gestión del tiempo es valioso en varios aspectos. Utilizar las reservas de tiempo de forma estructurada te ayuda a completar las tareas de forma centrada y específica. Además, un horario bien organizado también hará que el tiempo te cunda más y te ayudará a equilibrar mejor tu trabajo. Aunque a veces no quede más remedio, no dejes que el tiempo te domine siempre; utilízalo más bien para completar todas las tareas y obligaciones importantes dentro del marco dado. Porque con menos estrés, podrás lograr estar más satisfecho en el trabajo.
¿Cómo puedo saber si estoy gestionando mal mi tiempo?
Puedes reconocer una gestión inadecuada del tiempo por el nivel de estrés diario. Por ejemplo, piensa en si acabas retrasando la entrega de tus tareas por falta de tiempo, o si el gran número de tareas pendientes te suele sacar a menudo de lo que debería ser tu rutina laboral. Si te ves reflejado en esta descripción, entonces está bastante claro que tu gestión del tiempo tiene margen de mejora. Poca estructura en la forma de trabajar o una actitud caótica son dos razones por las que la gestión del tiempo puede resultar inadecuada. Otras razones típicas de una mala gestión del tiempo son:
El aplazamiento frecuente de las tareas
La priorización incorrecta por falta de enfoque
Una acumulación desmesurada de horas extraordinarias
La falta o el desequilibrio en la gestión del tiempo
Distracciones y muchas interrupciones
Niveles de estrés permanentemente elevados
El olvido progresivo de las tareas pendientes
Listas de tareas poco claras o confusas
Lagunas en la conciliación entre la vida laboral y familiar
La falta de reservas de tiempo disponibles en la rutina diaria
Múltiples saltos entre diferentes tareas
¿Qué métodos y técnicas existen para gestionar mejor tu tiempo?
La actitud personal ante la gestión del tiempo es una de las bases más importantes para organizar sistemáticamente tu propia planificación del tiempo. Porque intentar dominar las técnicas de gestión del tiempo y los métodos adecuados es el primer paso hacia una aplicación eficaz. El siguiente paso es definir un objetivo claro. Para ello, es importante comprender qué requisitos son necesarios para lograr el objetivo propuesto. Por ejemplo, delegar tareas o establecer prioridades de forma independiente son habilidades y factores decisivos.
Existe una gran variedad de métodos y técnicas sobre la gestión del tiempo que pueden ayudarte a sortear el reto diario de emplear tu tiempo laboral de forma más eficaz. Para que puedas encontrar mejor la inspiración, hemos seleccionado para ti una serie de técnicas de gestión del tiempo que te servirán a modo de práctica para encontrar lo que mejor se adecúa a tu gestión personal del tiempo:
| Técnica de gestión del tiempo | Uso | Ventajas |
|---|---|---|
| Análisis ABC | Utiliza el análisis ABC para estructurar tus tareas en tres grupos. Los temas A son especialmente importantes, como las tareas; los temas B tienen una prioridad media, y los temas C son los que tienen menor relevancia. | Organiza tus tareas de forma independiente en función de los niveles de prioridad y mantenlas siempre bien ordenadas y a la vista. |
| El método ALPEN | Cada letra del método ALPEN, de origen alemán, representa un paso en la gestión personal del tiempo:«A» = Planificar las Actividades«L» = «caLcular la duración»«P» = «Permitir márgenes de tiempo»«E» = «Establecer prioridades»«N» = «Control de seguimieNto» | Un método probado y eficaz para planificar tu día a día laboral de forma estructurada. |
| El principio de Eisenhower | El principio de Eisenhower es una técnica de gestión del tiempo basada en una matriz de cuatro campos:Tarea A = importante y urgenteTarea B = importanteTarea C = no importante y urgenteTarea D = no importante y no urgente | El principio de Eisenhower se emplea para filtrar la asignación de tiempo y la distribución de las tareas en función de las prioridades con el objetivo de no perder tiempo ni recursos con tareas poco relevantes. |
| El principio de Pareto | El principio de Pareto apoya la gestión eficaz de las tareas según la regla 80:20. En el fondo, una inversión de tiempo de tan solo el 20 % puede lograr el 80 % de los resultados en el plazo previsto. De este modo, la atención se centra en las tareas importantes que producen resultados superiores a la media. | Utilizando el principio de Pareto, puedes priorizar las tareas que deben completarse en un tiempo determinado y conseguir un alto nivel de beneficio. |
| La técnica Pomodoro | La técnica Pomodoro te ayuda a mantener la concentración para completar una tarea de una vez. Las sesiones se planifican del siguiente modo: 25 minutos de trabajo concentrado seguidos de un descanso de 5 minutos. | Así podrás gestionar tu tiempo con una herramienta sencilla, así como intervalos focalizados y descansos regulares. |
| Organízate con eficacia | Con los cinco pasos del método Organízate con eficacia o «Getting Things Done», puedes completar tus tareas de forma estructurada y optimizada en el tiempo:RecopilarProcesarOrganizarRevisarHacer | Con esta técnica obtendrás una visión general paso a paso de tu flujo de tareas y podrás optimizar la mayoría de tus tareas de forma orientada al proceso. |
| Batching | El procesamiento por lotes o batching consiste en apilar tareas similares o relacionadas y completarlas en un bloque de tiempo. | Agrupar tareas que tienen relación entre sí hace que tu gestión del tiempo sea más ajustada y eficaz. |
| Timeboxing | Con el método detimeboxing, te fijas un plazo concreto para realizar tu tarea con el objetivo de no perder tiempo innecesariamente. Si no dispones de tiempo suficiente en tu trabajo, reduce el alcance y la complejidad de tus tareas con este método. | Se trata de un método de gestión del tiempo enfocado a conseguir un resultado de trabajo en un tiempo determinado. |
¿Qué otros consejos hay para gestionar el tiempo de manera eficaz?
Los diversos métodos y técnicas que existen para gestionar el tiempo ya responden a las necesidades individuales. Prueba los métodos que mejor te convengan en función de tus necesidades para obtener el apoyo adecuado para tu gestión personal del tiempo. Pero no olvides que los métodos de gestión del tiempo son solo uno de los pilares de una autoorganización estructurada. Con los ejemplos sobre la gestión del tiempo que aparecen a continuación, tú mismo podrás comprobar e influir continuamente en la eficacia de las técnicas y métodos de gestión del tiempo:
| Autoorganización | Integra un apoyo sencillo en tu vida cotidiana: las listas de tareas pendientes te ayudan a clasificar las tareas y a estructurarlas en función del tiempo que tengas. Prioriza tus tareas y proyectos de inmediato y establece límites dentro de tu calendario laboral. |
| Autogestión del tiempo | Utiliza herramientas digitales para organizar tus tareas en función del tiempo que tengas. Existe una gran selección de software, herramientas y aplicaciones para la gestión del tiempo que también pueden vincularse a las aplicaciones de Office. |
| Toma de decisiones | Ser capaz de dejarse llevar implica mejorar la propia gestión del tiempo: asigna tareas que puedas delegar y utiliza el apoyo de otros para temas de los que no tengas que ocuparte personalmente. Esto te permite establecer prioridades y crear espacio para tu agenda. |
| Fiabilidad | La gestión del tiempo puede ser muy diferente en la teoría y en la práctica. Comprueba con regularidad cómo avanza tu propia gestión del tiempo y con qué frecuencia tienes que desviarte del plan original. Los ajustes garantizan la fiabilidad de tu autoorganización en la gestión del tiempo. |
| Fijarse objetivos propios | ¿Cómo de buena es realmente tu gestión personal del tiempo? Compruébalo con tus objetivos y compara qué diferencias ha habido con respecto a experiencias anteriores. También puedes indagar qué técnicas de gestión del tiempo se adaptan mejor a tu gestión del tiempo. |
| Enfoque orientado a los objetivos | Centrarse es esencial para poder gestionar el propio tiempo de manera eficaz. Evita las distracciones y céntrate en tus prioridades y en las tareas pendientes más importantes para seguir por el buen camino. |
| Regular el estrés | Cumple tus prioridades y los requisitos pertinentes para alcanzar tus objetivos. La mejor manera de hacer frente a la estresante vida cotidiana es ir dando pequeños pasos bien enfocados y asignarse menos tareas relevantes de golpe. |
¿Cómo puedo desarrollar mi habilidad para gestionar el tiempo?
La gestión del tiempo puede ser en sí toda una ciencia, pero como ocurre con cualquier tipo de ciencia, también puede aprenderse individualmente utilizando diferentes métodos. Incluso los métodos y técnicas de autoorganización más sencillos pueden ayudarte a gestionar tu tiempo de forma eficaz en la vida cotidiana. Con nuestros consejos, podrás probar y ampliar la eficacia de tu organización del tiempo por mérito propio. Si deseas saber más sobre el tema y conocer métodos aún más profundos y consejos de trabajo útiles para tu gestión personal del tiempo, te recomendamos que le eches un vistazo a nuestro curso sobre gestión del tiempo. Con este curso intensivo podrás practicar tus habilidades con técnicas de gestión del tiempo. Desde luego, una forma muy sensata de invertir tu tiempo. ¡Buena suerte!