L'agilité est la capacité à s'adapter rapidement aux changements.De plus en plus d'entreprises mettent le travail agile est à l'ordre du jour. Cadres et collaborateurs doivent donc être aptes à travailler de manière agile. Pour cela, ils ont besoin des techniques de travail adéquates pour leurs tâches individuelles, mais également pour les réunions et les ateliers. Dans cet article, nous vous expliquons comment devenir plus agiles dans tous ces contextes. Vous saurez bientôt quels avantages cela représente pour vous et pour votre équipe.

Le travail agile : vous pensez à des murs couverts de post-its colorés et à de jeunes start-ups avec un baby-foot au milieu du coin café ? Oui, le travail agile est à la mode et fait partie du « New Work ». Mais il n'est pas si nouveau que ça. Aujourd'hui, la pensée et les concepts agiles ont déjà fait leur chemin dans de nombreux domaines d'activité. Alors pas de panique ! Vous travaillez certainement déjà de manière agile sans en être conscient, au moins de temps en temps. Il est temps d'y voir plus clair !

Définition et avantages du travail agile

Qu'est-ce qui se cache exactement derrière ce terme ? Nous pouvons définir l'agilité comme la capacité à s'adapter rapidement aux changements. Le travail agile regroupe une grande variété de méthodes et de techniques. Elles se fondent toutes sur le manifeste agile. Il a été rédigé en 2001 par 17 développeurs de logiciels de la Silicon Valley. C'est aussi sur lui que se basent la définition de l'agilité, et la différenciation entre valeurs, principes, techniques et méthodes agiles. Les méthodes agiles forment un système complet, comme dans le cas du Scrum ou du Design Thinking. Les techniques agiles, en revanche, sont plus ciblées : le modèle des personas ou le format des réunions quotidiennes, par exemple. Les méthodes agiles posent le cadre. Les techniques agiles, elles, vous proposent des manières concrètes de travailler. Elles sont au cœur de cet article et de nos deux formations en ligne consacrées à ce sujet. // beide Agile Toolbox Trainings verlinken

Mais travailler de manière agile signifie d'abord un changement et donc un surcroît de travail dans la plupart des entreprises. Alors, est-ce que ça en vaut vraiment la peine ? Reprenons notre définition. Travailler de manière agile permet de s'adapter rapidement aux changements : cela permet donc d'agir et de réagir rapidement. Et c'est un véritable avantage concurrentiel à notre époque, où tout va très vite ! L'agilité permet d'agir plus tôt, plus rapidement et de manière plus adaptée à la situation. Voici un autre avantage des méthodes et techniques agiles : elles vous permettent d'améliorer la créativité, la prévisibilité et le moral de votre équipe. De plus, elles vous aident à réduire les risques et à augmenter la qualité et la valeur finales de votre produit.

Qu'est-ce qui caractérise l'agilité du travail agile ?

Les principes et les valeurs les plus importants du travail agile sont notamment les suivants.

L'ouverture à la nouveauté et la volonté de partager les connaissances et d'échanger.

L'engagement, c'est-à-dire un sentiment d'engagement volontaire et une identification avec l'équipe, avec l'entreprise et avec un objectif commun.

De la concentration, c'est-à-dire la capacité à focaliser toute son énergie et son attention sur la tâche que l'on est en train d'accomplir ou le jalon que l'on veut atteindre.

Le courage, c'est-à-dire la capacité à essayer de nouvelles choses et à prendre des risques. L'important, dans ce contexte, est de gérer les erreurs de manière constructive.

La confiance et le respect, aussi bien envers les membres de l'équipe ou vos managers qu'envers les clients.

Outre une mentalité agile, disposer d'une équipe agile est une autre condition essentielle. En général, les équipes agiles sont de petite taille, et la collaboration y est étroite. Les membres de l'équipe sont axés sur la rapidité et la flexibilité. Ils partagent les responsabilités de manière égale et contribuent ainsi tous au succès. Des réunions régulières, un échange permanent et des processus itératifs, c'est-à-dire des boucles de feedback et d'amélioration continues, vous aident à atteindre cet objectif. Un intranet, des outils de collaboration et des services de messagerie adéquats, par exemple, vous offrent le soutien technique nécessaire. Pour l'intranet en particulier, la fonctionnalité et des structures claires sont primordiales. En effet, les informations doivent être échangées de manière aussi efficiente que possible, parfois indépendamment des fuseaux horaires, et parfois seulement pour un groupe en particulier. L'intranet doit donc offrir les options d'utilisation suivantes :

• former des groupes ouverts et des groupes fermés,

• voter entre des propositions et des possibilités, et les présenter de manière claire,

• sélectionner d'autres membres de l'équipe, leur assigner des tâches ou leur poser directement des questions,

• activer les notifications push,

• et posséder des fonctions de recherche et de filtre.

Gestion agile du temps

Les techniques agiles peuvent également aider à planifier et à réaliser des projets et des tâches de manière plus précise. Un exemple en est le Planning Poker, qui fait partie de Scrum Il est utile pour mieux estimer les ressources nécessaires, et ce, en équipe. Chaque personne évalue de manière anonyme le temps nécessaire pour mener à bien un projet ou une tâche, et note la durée qu'elle estime nécessaire sur un post-it. Les chiffres sont ensuite rassemblés et évalués collectivement afin de trouver une valeur réaliste qui puisse servir de référence. Le Planning Poker est particulièrement adapté aux projets comportant de nombreuses variables inconnues. Il renforce aussi la cohésion de l'équipe.

Sur le plan de l'organisation individuelle, il y a encore une autre technique qui peut vous aider au quotidien : le timeboxing. Le timeboxing, ou gestion par blocs de temps, consiste à prévoir à l'avance des plages horaires fixes pour les tâches potentielles – et à s'en tenir ensuite à ces limites. Vous pouvez par exemple réserver une plage horaire dans votre agenda électronique, pour éviter d'être dérangé pendant ce temps. Cela vous donne un cadre clair pour réaliser la tâche que vous vous êtes fixée. Le timeboxing fonctionne mieux lorsqu'il est planifié à l'avance, et qu'il comprend toutes vos tâches ainsi que les rendez-vous fixes.

Les tableaux des tâches, un incontournable du travail agile

Après la planification, la mise en œuvre. Dans le travail agile, on utilise souvent des tableaux de tâches pour la mener à bien. Ils vue donnent une vue d'ensemble des tâches actuelles sous forme graphique. Un coup d'œil vous suffit pour répondre aux questions suivantes. Quelles sont les tâches ? Qui est responsable de quoi ? Jusqu'à quand doivent-elles être terminées ? Et surtout, dans quelle phase de travail se trouvent les différentes tâches ?

En général, les tableaux ont quatre ou six colonnes. Des post-its avec le nom des tâches y sont ensuite accrochés, soit à la main soit – mieux encore – de manière virtuelle. Le modèle le plus simple nous suffira ici. Il comprend les quatre colonnes suivantes : « Backlog », « À faire », « En cours » et « Terminé ».

Dans le « Backlog », on regroupe les tâches qui sont prévues, mais pour lesquelles on n'a pas encore de délai, ou pas de responsable au sein de l'équipe.

Dans la colonne « À faire » se trouvent toutes les tâches à accomplir dans un délai proche.

Les tâches que quelqu'un traite en ce moment se trouvent dans la colonne « En cours ». On note ici si l'on attend encore une réaction ou un feedback. Cela rend le processus plus rapide, et les liens de dépendance plus visibles.

Dans la dernière colonne, à savoir « Terminé », se trouvent toutes les tâches qui ont déjà été accomplies, et sont prêtes pour l'évaluation finale. Celle-ci peut se faire selon le principe de la double vérification avec un collègue, ou être prise en charge par le manager de l'équipe ou le chef de projet.

Le mieux est donc de noter sur chaque post-it, non seulement la tâche, mais aussi le nom de la personne de contact et le délai prévu. Surtout, restez transparent ! Le but du tableau est de permettre à tous les membres de l'équipe d'être informés équitablement. Il permet aussi de voir où des problèmes se profilent, ou à quel endroit davantage de soutien est nécessaire. Ainsi, un simple aperçu des tâches se transforme en collaboration active et ordonnée.

Culture de l'erreur et réunions régulières

Apprendre de ses erreurs est un concept qui n'a pas attendu l'univers agile pour voir le jour. Mais que signifie avoir une culture de l'erreur agile ? Et comment éviter que la conscience de ces erreurs ne soit engloutie par les tâches quotidiennes ? De manière générale, on peut dire qu'il est important de communiquer ouvertement au sujet des erreurs et des malentendus pour être en mesure de les éviter à l'avenir. On peut le faire de manière structurée avec des réunions « Lessons Learned ».

Les « Lessons Learned », ou « leçons tirées de l'expérience », en français, sont des réunions qui ont lieu après la conclusion d'un projet. Le mieux, c'est que la réunion soit organisée par le chef de projet ou le principal responsable. Toutes les personnes qui ont participé au projet devraient aussi assister à cette réunion. Les questions suivantes peuvent vous aider à la structurer.

• Qu'est-ce qui s'est bien passé ?

• Qu'est-ce qui n'a pas encore fonctionné de manière optimale ?

• Que voulons-nous mettre en œuvre la prochaine fois ? Qu'est-ce que nous voulons garder, ou cesser de faire ? Que voulons-nous essayer de nouveau ?

Tous les participants ont l'occasion de répondre à chaque question, et les réponses sont notées et conservées sous forme de mots-clés, puis placées dans un dossier que tout le monde peut consulter.

Les « Fail Fridays » sont une autre forme de réunion agile. Elles peuvent être hebdomadaires ou mensuelles, et se déroulent typiquement le vendredi, d'où leur nom de « vendredis de l'erreur ». L'accent est mis sur les erreurs typiques, les problèmes courants et les pièges à éviter. En mettant à disposition un espace protégé où les collaborateurs peuvent discuter des erreurs, il est possible d'en prendre conscience, de les corriger et de les éviter à l'avenir.

Les réunions internes servent principalement à tenir les gens informés de l'état d'avancement des projets et à apporter des améliorations. La réunion classique de l'univers agile est le Daily, également appelé Stand-up meeting ou mêlée quotidienne. Elle a normalement lieu tous les jours, et les participants se tiennent debout. Elle doit être aussi brève et efficace que possible. Les questions suivantes constituent une bonne ligne directrice pour une telle réunion.

• Que s'est-il passé hier ?

• Qu'est-ce qui est prévu pour aujourd'hui ?

• Quels sont les problèmes et les défis actuels ?

• En parallèle, on peut également mettre à jour le tableau des tâches. Ainsi, toutes les personnes concernées ont reçu les mêmes informations, et leur journée de travail peut prendre un bon départ.

Une condition nécessaire pour la collaboration générale, et la communication agile en particulier, c'est une communication claire, qui contienne tant des réunions planifiées que des conversations spontanées.Pour se mettre d'accord rapidement, on peut aussi utiliser simplement un programme de tchat. C'est un peu une question de goût. Le plus important est d'utiliser les outils que vous avez de manière efficace. Proposez également de nouveaux outils, s'ils vous semblent utiles. Cela signifie : gardez vos yeux et vos oreilles grand ouverts pour la nouveauté !

Ateliers agiles pour des événements spéciaux

Les ateliers ne font pas partie des activités quotidiennes et c'est précisément pour cette raison qu'ils doivent être bien planifiés et se dérouler à un rythme agréable. Surtout quand de nombreux participants sont attendus. Si vous avez des participants en grand nombre, vous aurez besoin de locaux appropriés et de suffisamment de temps. Parmi les ateliers agiles, on compte par exemple les conférences éclair ou les BarCamps, également connus sous le nom de non-conférences ou de forums ouverts.

Les conférences éclair sont une série de présentations très courtes : entre cinq et dix minutes chacune. En fonction du nombre de présentations, un tel atelier peut durer d'une demi-heure à une heure et demie au total. La particularité de ces courtes présentations est que le sujet présenté n'a pas encore atteint sa forme définitive. Ainsi, le feedback des auditeurs offre au conférencier la possibilité de faire des ajustements et des changements. En même temps, les auditeurs sont mis à contribution et peuvent s'informer sur une multitude de sujets.

En revanche, les BarCamps durent généralement beaucoup plus longtemps – une demi-journée, voire une journée entière. Leur caractéristique principale tient dans la formule « tous participants ». Cela signifie que chacun est un participant actif, il n'y a pas de spectateur. Les sujets et les résultats sont une création collaborative. Néanmoins, on choisit un slogan ou un titre en amont de l'atelier pour en fixer la thématique. D'autres éléments essentiels d'un forum ouverts sont les suivants :

• tour de présentation pour recueillir les thèmes à aborder

• répartition et regroupement des sujets en sessions de 45 minutes

• pauses d'un quart d'heure à la suite de chaque session.

• délimitation claire des plages horaires et respect de celles-ci

• collecte des résultats et présentations de ceux-ci sous forme graphique

• déduction d'un plan d'action incluant les tâches et les responsables.

Le timing est décisif pour le succès d'un atelier agile. Pour en profiter pleinement, vos participants ne devraient pas être sous pression. Cela s'applique aussi bien à la vente qu'à la production ou à la comptabilité.

L'orientation client : une valeur fondamentale du travail agile

Diverses techniques agiles permettent de penser davantage en fonction de l'orientation client : le travail avec des personas, par exemple. Les personas sont utilisés pour donner un visage aux clients typiques. Dans ce but, ces figures fictives reçoivent un nom, un âge, une profession, une situation familiale, un type de logement ainsi que des activités préférées. Au total, on peut concevoir entre trois et six personas par produit ou service. Ensuite, l'équipe se glisse dans la peau de ces personas et se posent les questions suivantes : comment le persona perçoit-il le produit ou le service ? Quels en sont les avantages et les inconvénients selon lui ? Que souhaite-t⁠-⁠il de plus ?

Une autre technique est celle des récits utilisateurs. Ils se réfèrent toujours à un scénario très concret lié au produit ou au service. Les exigences des clients envers le produit sont consignées sur une fiche. Les trois informations essentielles sont la valeur du produit, son utilisateur et la fonction qu'il remplit pour celui-ci. En outre, il ne faut jamais perdre de vue les clients réels, leurs commentaires et leurs expériences. Qu'est-ce qui leur plaît ? Qu'est-ce qui leur plaît moins ? Quels sont les erreurs ou les incompréhensions qui se produisent, et comment les dissiper ? Tout cela permet de concevoir et de produire mieux, car on a mis le client au centre de la réflexion.

Travail agile efficace, seul et en équipe

L'agilité est la capacité à s'adapter rapidement aux changements. Les collaborateurs agiles sont toujours à l'affût des nouveautés et osent expérimenter. Une équipe qui fonctionne, un état d'esprit agile et des échanges réguliers sont les éléments fondamentaux d'une amélioration continue. Des techniques appropriées pour visualiser les tâches, mieux gérer le temps et communiquer de manière ciblée complètent le travail agile.

Pour en savoir plus sur le travail agile et sur les techniques qui peuvent être intégrées à votre travail quotidien et aux réunions de votre entreprise, consultez nos deux formations en ligne sur le travail agile :

Management agile – Boîte à outils pour le quotidien professionnel

Management agile – Boîte à outils pour les ateliers et les réunions