Zeit sparen bei der Personalauswahl Ein Mitarbeiter will sich verändern. Ein anderer geht in den Ruhestand. In drei Monaten werden die beiden Positionen frei werden. Im Unternehmen macht man sich auf die Suche nach Ersatz. Mit größter Wahrscheinlichkeit läuft dieses Unternehmen in Schwierigkeiten. Es wird die beiden Stellen kaum besetzen können. Weshalb das so ist, wird deutlich, wenn man sich die Erfolgsfaktoren einer Stellenbesetzung bewusst macht.

Die fünf am meisten verbreiteten Fehler in der Personalauswahl

Nach Schätzungen sind nur 15 Prozent aller Stellenbesetzungen erfolgreich. Im Umkehrschluss bedeutet das: 85 Prozent misslingen teilweise oder ganz.

Das sind die häufigsten Fehler:

Zu wenig Zeit einplanen

Unter Mitarbeitern kursiert ein Witz – quer über die Unternehmen hinweg: "Ganz plötzlich ist Kollege X in den Ruhestand gegangen – nach 36 Jahren." Es gehört eher zur Regel als zur Ausnahme, dass sich Unternehmen erst dann um einen neuen Mitarbeiter bemühen, wenn die Zeit bereits drängt.

Die Folgen daraus: Die Unternehmen geraten unter Zeitdruck. Wichtige Stellen bleiben lange Zeit unbesetzt. Es fallen Entscheidungen für einen Bewerber, obwohl dieser nur bedingt geeignet ist. Man arbeitet diesen neuen Mitarbeiter umständlich ein und qualifiziert ihn mit hohem Aufwand. Mit einem Wort: Die Personalauswahl zieht einen ganzen Rattenschwanz an Aufgaben nach sich – allesamt zeit- und kostenintensiv. Wenn es ganz schlecht läuft, trennt man sich vom neuen Mitarbeiter in der Probezeit und das Spiel beginnt von vorne.

Drei bis sechs Monate für eine Stellenbesetzung können in Ordnung sein – wenn alles andere stimmt. Und darin liegt das Problem: Nicht alle Prozesse rund um die Personalauswahl sind kurzfristiger Natur. Bei der Personalauswahl liegt der Teufel nicht im Detail. In den meisten Fällen hapert es am großen Ganzen.

Aktiv werden, wenn es brennt

Die Personalauswahl sollte im Unternehmen ein vielleicht unterschwelliges, jedoch dauerhaftes Thema sein. Stattdessen arbeitet man vielerorts nach dem Prinzip "Sägezahn": Sobald eine Stelle frei wird, läuft die Maschine an. Ist die Stelle besetzt, wird sie wieder abgestellt, bis zum nächsten Mal.

Dies unterschätzt, dass viele Prozesse in der Personalauswahl langfristiger Natur sind: Das Arbeitgeberimage verbessern, frühzeitig Kontakt zu möglichen Mitarbeitern aufbauen oder den Kontakt zu ehemaligen Mitarbeitern halten und die Beziehungen zu abgelehnten, aber qualifizierten Bewerbern pflegen.

Auch dies ist ein Klassiker: Ungezählt sind die Fälle, in denen sich Top-Kandidaten für ein Wettbewerbsunternehmen entschieden, weil sie beim Wunscharbeitgeber zu lange auf eine Antwort warten mussten.

Seit sich der Arbeitsmarkt gedreht hat, sind Bewerber selbstbewusster geworden. Sie wollen zügig, höflich und korrekt über den Stand ihrer Bewerbung informiert werden. Leider ist dies alles andere als selbstverständlich.

Hoffen, dass der passende Bewerber von selbst kommt

"Weshalb haben Sie sich für unser Unternehmen entschieden?" ist als Frage ein fester Bestandteil eines jeden Bewerbungsgespräches.

Weniger selbstverständlich ist, dass es nicht unwesentlich an den Unternehmen liegt, für diese Gründe zu sorgen. Ein gutes Gehalt, Fortbildung und Karrierechancen zählen zu den Klassikern. Doch nicht immer sind es die "harten", geldwerten Vorteile, die Kandidaten überzeugen. Familienfreundliche Arbeitsbedingungen, Gleitzeitkonten oder ein überprüfbar gutes Betriebsklima stehen ebenfalls hoch im Kurs. Nicht nur Unternehmen, auch Kandidaten wünschen sich substanzielle Antworten jenseits von Phrasen.

Dass sich die richtigen Kandidaten bewerben, hängt außerdem vom Standing des Unternehmens im Markt ab: Wie bekannt ist es? Wie bekannt sind seine Produkte? Viele deutsche Unternehmen gelten als Weltmarktführer, sind aber weitgehend unbekannt. Sie bieten hoch spezialisierte Produkte an, die jedoch im Alltag für die meisten Menschen unsichtbar bleiben. Unternehmen wie diese müssen etwas für ihre Bekanntheit tun. Doch die Bekanntheit baut sich nicht über Nacht auf.

Manch einer mag neidisch auf bekannte Unternehmen sehen. Es stimmt, dass sie viele Bewerbungen erhalten. Doch wenn sich die falschen Kandidaten melden, ist für die Personalauswahl nichts gewonnen. Bekanntheit ist das eine – das gewünschte Image zu vermitteln das andere.

Einfach mal loslaufen

"Wer sein Ziel nicht kennt, für den ist jeder Weg der richtige": Keine Management-Disziplin kommt ohne dieses Zitat aus. Für die Personalauswahl gilt das gleiche.

Es gehört zu den ungeliebten, jedoch wichtigen Aufgaben, die Anforderungen an eine Position zu definieren, sich über die Ziele klarzuwerden – und davon die Kann- und Muss-Kriterien der Bewerber- und Personalauswahl abzuleiten. Es ist selbstverständlich und insofern kein Gegenstand großer Worte. Doch im Alltag geht diese Aufgabe häufig unter.

Auf die Menschenkenntnis vertrauen

Auf das Bauchgefühl und die Menschenkenntnis zu vertrauen, ist hochgefährlich. In immerhin 85 Prozent der Fälle führt der Bauch als Navigator in die falsche Richtung. Wen wundert es? Personalentscheider wie auch Kandidat treffen sich im Bewerbungsprozess in der Regel nur für wenige Stunden. Beide Seiten zeigen sich im besten Licht und versuchen, Fehler zu vermeiden.

Doch mit neuen Mitarbeitern ist es nicht viel anders als in einer privaten Beziehung: Erst im Alltag lernt man sich wirklich kennen.

Sicherheit bleibt ein Traum. Doch eine qualifizierte Personalauswahl hilft Ihnen dabei, den Bewerberzustrom zu steuern und Ihre Trefferquote mit einem klugen Auswahlprozess deutlich zu erhöhen.