#1 Suchen Sie sich einen geeigneten Arbeitsplatz zu Hause

Der Arbeitsplatz hat großen Einfluss darauf, obwir im Homeoffice produktiv arbeiten können. Richten Sie sich für das Arbeiten von zu Hause einen festen Arbeitsplatz ein. Im besten Fall haben Sie ein eigenes Arbeitszimmer oder können ein Zimmer in der Wohnung vorübergehend als Arbeitszimmer nutzen.

Trennen Sie die Räume und wählen Sie ein ruhiges Zimmer

Sie brauchen eine klare Grenze zwischen Ihrem Arbeitszimmer und dem Rest Ihrer Wohnung, eine Tür, die Sie schließen können, wenn Sie nicht gestört werden wollen. So kann der Rest der Familie sehen, dass sie in der Arbeit sind. Der Gang an diesen Arbeitsplatz signalisiert, dass es Zeit ist, zu arbeiten und nicht zu schlafen oder zu essen. Sie sollten möglichst nicht in dem Zimmer arbeiten, wo sie schlafen. Wenn Sie den tagsüber da arbeiten, wo Sie abends schlafen, könnte das zu Schlafstörungen führen.

Nicht für jede:n besteht die Möglichkeit, das Arbeitszimmer in der Wohnung frei zu wählen. Wenn Sie können, sollten Sie einen ruhigen Raum wählen, nicht neben dem lauten Nachbarn oder direkt an der verkehrsreichsten Straße. Das Arbeitszimmer sollte nicht der Raum sein, in dem sich das gesamte Familienleben abspielt. Das ist nicht immer einfach, wenn Sie in einer Mietwohnung leben. Über die Wahl des richtigen Arbeitsplatzes nachzudenken ist schon der erste Schritt, um im Homeoffice produktiv arbeiten zu können.

Sorgen Sie für genügend Licht und frische Luft

Sie sollten sich an Ihrem Arbeitsplatz wohlfühlen. Er sollte sich an einem Ort befinden, den Sie regelmäßig und gut lüften können und der genug Licht bietet. Das Beste ist viel Tageslicht, darum hängen Sie bitte keine dunklen Vorhänge auf. Bei künstlichem Licht eignet sich eine indirekte Beleuchtung, im Idealfall durch Tageslichtlampen. Sie können auch farbiges Licht ausprobieren und so Ihre Stimmung positiv beeinflussen. Zum Beispiel hat blaues Licht eine belebende und inspirierende, gelb-oranges Licht eine entspannende Wirkung. Am wichtigsten ist, dass Lampen oder Sonnenlicht nie direkt auf Ihren Bildschirm scheinen und dass Sie nicht im Gegenlicht sitzen. Sonst ist der Kontrast zu hoch und Ihre Augen werden schnell müde.

#2 Vermeiden Sie Ablenkungen und Unterbrechungen

Ablenkung ist der ärgste Feind im Homeoffice. Achten Sie zum Beispiel darauf, dass sie während Ihrer kreativen Phasen nicht durch Kinder oder Freunde gestört werden.

Lassen Sie während der Arbeit nicht den Fernseher laufen. Gloria Marks, Expertin für interaktive Technologien an der Universität von Kalifornien in Irvine, veröffentlichte eine Studie über das Arbeitsverhalten in einem Hightech-Unternehmen. Im Durchschnitt verbrachten die Mitarbeiter:innen nicht mehr als elf Minuten mit einer Aufgabe, beispielsweise einer Recherche oder einem Protokoll. Der Hauptgrund für diese sprunghafte Arbeitsweise waren Unterbrechungen, die von außen kamen (vgl. https://www.sueddeutsche.de/karriere/der-mensch-im-festen-griff-der-technik-digitale-sklaventreiber-1.555673-0). Nach der unfreiwilligen Pause dauert es bisweilen bis zu 25 Minuten, um den Faden erneut zu finden.

Aus diesem Grund sollten Sie sich vor allem vor digitalen Zeitfressern in Acht nehmen. Melden Sie sich zumindest vorübergehend von den Social Media ab. So vermeiden Sie zeitraubendes Stöbern im Feed und sie bleiben bei der Sache. Es empfiehlt sich auch, mit der Familie klare Regeln zu vereinbaren, um nicht zu häufig in der Arbeitsphase unterbrochen zu werden. Manche ungünstigen Umstände kann man nicht oder kaum ändern. Oft genügen schon preiswerte Ohrstöpsel, um den Umgebungslärm auszublenden. Eine gute Alternative sind auch Kopfhörer mit Active-Noise-Cancelling. So können Umgebungsgeräusche Sie nicht in Ihrer Konzentration stören.

#3 Stellen Sie einen Zeitplan auf

Menschen im Homeoffice leiden in vielen Fällen an "Aufschieberitis". Sie räumen lieber die Wohnung auf oder waschen noch schnell die Wäsche, bevor sie sich erneut ihrer täglichen Arbeit zuwenden. Das können Sie verhindern, indem Sie sich einen genauen Plan für den Tag machen. Besprechen Sie Ihren Arbeitsplan auch mit der Familie. Feste Arbeitszeiten helfen Ihnen, fokussiert zu bleiben, und Ihre Familie weiß so, wann Sie nicht gestört werden sollen.

Für die Arbeit zu Hause ist es wichtig, den einzelnen Tagen eine Struktur zu geben. Neben klaren Arbeitszeiten sind auch fest eingeplante Pausen nötig. Konzentrieren Sie sich auf die wichtigen Tätigkeiten und Sie können sich leichter überwinden anzufangen, da die Arbeitsdauer der einzelnen Aufgaben überschaubar ist. Ein vorher festgelegter Wochenarbeitszeitplan hilft Ihnen, Arbeit und Freizeit im Lauf der Woche auszubalancieren. Sie sollten zum einen die Projekte eintragen, die Sie an diesem Tag erledigen möchten. Zum anderen gehören auch die Freizeitphasen, die Sie für andere Aktivitäten nutzen möchten, in den Plan. Achten Sie darauf, dass Sie sich nicht zu viel vornehmen und darauf, Abwechslung in Ihre tägliche Arbeit zu bringen. Laut einer Studie der Hans-Böckler-Stiftung reagieren Mitarbeiter*innen auf die vermeintlichen Freiheiten im Homeoffice mit zusätzlicher Arbeit und machen mehr Überstunden am heimischen Schreibtisch als üblich (siehe https://www.heise.de/newsticker/meldung/Studie-Homeoffice-bringt-mehr-Ueberstunden-mit-sich-4326715.html).

Die Pomodoro-Methode

Ein guter Tipp zur Strukturierung der Arbeitszeit ist die sogenannte Pomodoro-Methode. Diese Methode verwendet einen Timer (nichtnotwendigerweise in Form einer Tomate), um die Arbeit in 25-Minuten-Abschnitte und Pausenzeiten zu unterteilen, und sie funktioniert so:

1. Notieren Sie sich die Aufgaben, die Sie zu erledigen haben.

2. Arbeiten Sie 25 Minuten an einer Aufgabe (entspricht einem Pomodoro).

3. Notieren Sie, was Sie erledigt haben und machen Sie eine Pause von 5 Minuten.

4. Nach drei oder vier Pomodori ist Zeit für eine Pause von 15-30 Minuten.

(aus dem Kompetenztraining Zeitmanagement)

Probieren Sie aus, wie gut Sie sich in einer begrenzten Zeit konzentrieren können und wieviel Sie nach vier Pomodori erledigt haben. Die Pomodoro-Methode ist kein Gesetz, sondern ein Werkzeug. Nehmen Sie die Idee als Anregung, Ihren eigenen Rhythmus zu finden. Wenn Sie nach 25 Minuten richtig im Workflow sind, machen Sie weiter. Sobald Sie die ersten Anzeichen von Konzentrationsschwäche spüren, machen Sie die Ihnen zustehende Pause.

Die Pomodoro-Methode eignet sich für:

1. Aufgaben, die volle Konzentration erfordern

2. Aufgaben, die wiederholt verschoben werden

3. Situationen, in denen mehrere Ablenkungen drohen

4. Menschen, die sich schwer konzentrieren können

Fangen sie unmittelbar an und bleiben Sie fokussiert

Sie sollten unmittelbar mit der Arbeit beginnen und nicht erst aufräumen oder Zeitung lesen. Laut der 72-Stunden-Regel sollten Sie, wenn Sie ein Vorhaben planen, den ersten Schritt innerhalb von 72 Stunden tun. Wenn Vorhaben nicht in den ersten 72 Stunden erledigt werden, sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass sie umgesetzt werden, auf ein Prozent.(vgl. https://www.zeit.de/karriere/beruf/2011-06/rezension-psychologische-phaenomene).

Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche und gehen Sie nur einer Aufgabe auf gleichzeitig nach. Betreiben Sie kein Multitasking, zumal es zum einen nicht funktioniert, und weil es die Dinge nur verkompliziert. Wenn Sie damit Probleme haben, sollten Sie eine To-Do-Liste erstellen.

Entwickeln Sie Routinen und bleiben sie organisiert

Versuchen Sie, einen regelmäßigen Tagesablauf aufrechtzuerhalten oder bestimmte Dinge stets zur gleichen Zeit zu erledigen. Das kann Monotonie und Langeweile verursachen, aber Sie reduzieren auch die Zeitnischen, in die sie Dinge verschieben könnten. Tätigkeiten aufzuschlüsseln, sich einen Überblick zu verschaffen unter Verwendung von To-Do-Listen oder Mindmaps ist das Eine. Aber Sie sollten ein System auch beibehalten. Sonst wechseln Sie nur chaotisch zwischen verschiedenen Systemen.

#4 Legen Sie klare Ziele fest

Setzen Sie Prioritäten

Die Planung des Zeitrahmens hilft Ihnen, den Aufgabenumfang im Blick zu behalten. Stecken Sie sich Ziele, die Sie auf jeden Fall an einem Tag erreichen wollen. Entscheiden Sie, was wichtig und dringend ist und was noch Zeit hat oder delegiert werden kann. Tipps zum Zeitmanagement sind dafür bestens geeignet.

Die Eisenhower-Methode

Die Eisenhower-Matrix hilft Ihnen, zwischen wichtigen und dringenden Aufgaben und unwichtigen und weniger dringenden Aufgaben zu unterscheiden. Die Matrix ist aufgebaut wie ein Koordinatensystem. Entlang zweier Achsen ist die Matrix in vier Bereiche aufgeteilt. Die linke Achse drückt die Wichtigkeit aus, die untere Achse die Dringlichkeit. Daraus ergeben sich vier verschiedene Kombinationen, nach denen Tätigkeiten in A-, B-, C- und D⁠-⁠Aufgaben eingeteilt werden können. A steht für wichtig und dringend ("Sofort selbst erledigen"), B bedeutet wichtig und nicht dringend ("Terminieren und selbst erledigen"), C bedeutet dringend und nicht wichtig ("An kompetente Mitarbeiter delegieren") und D bedeutet nicht dringend und nicht wichtig ("Nicht bearbeiten").

Erklärvideo: Die Eisenhower-Matrix

Das Pareto-Prinzip

Ein weiterer Tipp lautet, dass die Tätigkeiten, die den größten Erfolg für das Unternehmen versprechen, zuerst erledigt werden müssen. Bei diesem Prinzip geht es darum, effektiv zu arbeiten. Das bedeutet, dass in kurzer Zeit jene Aufgaben bearbeitet werden müssen, die überdurchschnittliche Ergebnisse bringen. Ein 20-prozentiger Einsatz von Zeit und Energie bringt 80% der Ergebnisse, wenn man seine Zeit gut nutzt. Diese 80:20-Regel ist auch als Pareto-Prinzip bekannt.

Um Ihre Zeit gut zu managen, müssen Sie wissen, wofür Sie sie nutzen und welche Ziele Sie erreichen wollen. Erstellen Sie zunächst eine einzige To-do-Liste und setzen Sie dann Prioritäten. Die wichtigsten Aufgaben sind die ersten, an denen Sie arbeiten, weil Sie am Anfang konzentriert, fit und effektiv sind. Mit Zeitmanagement und den richtigen Prioritäten können Sie 80% der Arbeit mit 20% Aufwand erledigen. Bevor Sie planlos und gestresst zur Arbeit gehen, sollten Sie überlegen, welche Aktivität sich am meisten auf Ihre Ziele auswirkt. Bei der Festlegung von Zielen sollten die Teammitglieder darauf achten, es nicht zu übertreiben, um den Zeitplan nicht zu sprengen. Nicht nur Disziplin, sondern auch eine gute Planung ist wichtig, um im Homeoffice produktiv zu sein.

#5 Teilen Sie Ihre An- und Abwesenheiten mit

Legen Sie eine Kernarbeitszeit fest, wie Sie es im Büro tun würden. So wissen Ihre Kollegen genau, wann sie Sie erreichen können. Gute Kommunikation ist vor allem im Homeoffice eine wesentliche Grundvoraussetzung. Das beginnt damit, dass Ihre Kolleg:innen wissen, wann Sie am Arbeitsplatz verfügbar sind. Kommunizieren Sie außerdem, sobald es Zeit für eine Pause oder Sie ein Meeting haben. Am einfachsten ist es, bei dem jeweiligen Messengerdienst einen Status einzustellen, wenn Sie Ihren Arbeitsplatz verlassen. Statusmeldungen wie "verfügbar", "beschäftigt" oder "abwesend" informieren Ihre Kolleg*innen darüber, dass Sie im Moment nicht antworten können.

Darüber hinaus können in vielen Programmen automatische Abwesenheitsnotizen versendet werden. So teilen Sie mit, dass Sie gerade nicht bei der Arbeit sind, aber die Nachrichten beantworten, sobald Sie zurückkommen. Wenn Ihr Job verlangt, dass Sie in wichtigen Angelegenheiten schnell erreichbar sind, können Sie im Status eine Telefonnummer für "Notfälle" hinterlegen.

#6 Kleiden Sie sich im Homeoffice genauso wie im Büro.

Das bedeutet: raus aus dem Schlafanzug, duschen, rasieren, frisieren und vielleicht sogar Schuhe anziehen. Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, verspüren Sie schnell die Versuchung, im Schlafanzug oder in der Jogginghose an den Schreibtisch zu gehen. Doch Kleidung drückt auch eine Haltung aus. Damit Sie sich auf dem Bürostuhl nicht fühlen wie auf der Couch, sollten Sie sich immer so anziehen, als wären Sie im Büro. Bei den meisten Menschen haben solche routinierten Verhaltensweise einen starken Einfluss darauf, wie produktiv sie sind.

Bedenken Sie auch, dass viele Termine, Meetings und Kundengespräche im Homeoffice per Videokonferenz stattfinden. Angemessene Kleidung schafft sowohl eine bessere Arbeitsmotivation als auch eine professionell wirkende Atmosphäre.

#7 Legen Sie regelmäßig Pausen ein

Es sollte eine selbstverständlich sein, dass regelmäßige Pausen nötig sind. Sogar der stärkste Motor verträgt es nicht, auf Dauer Vollgas zu geben. Regelmäßige Pausen helfen Ihnen dabei, konzentriert und produktiv zu bleiben. Lassen Sie zwischendurch los, ruhen Sie sich aus, stehen Sie auf, strecken Sie sich, gehen Sie ein paar Schritte an der frischen Luft, trinken Sie Wasser und tanken sie Kraft. Das steigert die Motivation. Leider neigen Arbeitnehmer:innen im Homeoffice dazu, den Pausenzeiten weniger Beachtung zu schenken. Es empfiehlt sich daher, dass Sie sich auf dem Smartphone oder Computer einen Timer einstellen.

Gesundheitsexperten empfehlen, alle 90 Minuten zu pausieren. Hinter diesem Intervall steckt Nathaniel Kleitmans Ansatz des Ruhe-Aktivitäts-Zyklus des Menschen. Kleitman nahm an, dass dieser Zyklus sowohl im Schlaf als auch im Wachzustand auftritt und 90 Minuten dauert. In Laufe dieses Zyklus "durchschläft" der Mensch eine Reihe von Leicht- und Tiefschlafphasen. Während dieser Phasen verarbeitet das Gehirn, was wir tagsüber erlebt haben, bevor es sich dann wieder erholt. Dieser Vorgang wird während der Nacht mehrmals wiederholt und lässt sich auch auf die Wachzeiten übertragen.

Achten Sie auf regelmäßige Mittagspausen

Zu Hause ist die Versuchung groß, den kleinen Hunger zwischendurch schnell mit Snacks zu stillen und weiterzuarbeiten. Das ist nicht nur schlecht für die Figur, es steigert zusätzlich das Stresslevel. Außerdem macht es Sie noch einsamer als Sie sich ohnehin schon ohne Ihre Kolleg*innen fühlen. Nutzen Sie die regelmäßigen Mittagspausen für eine gemeinsame Mahlzeit mit der Familie.

#8 Bilden Sie sich weiter

Ein großer Nachteil im Homeoffice besteht darin, dass Sie sich nicht im gewohnten Maße weiterentwickeln. Ab einem bestimmten Zeitpunkt haben Sie Ihre Routinen gefunden, alle Prozesse optimiert, Ihre Leistung effizienter und effektiver gemacht. Sie kennen Ihren Job jetzt in- und auswendig. Gerade dann sollten Sie nach Herausforderungen Ausschau halten und sich weiterbilden.

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E⁠-⁠Learnings für die digitale Weiterbildung

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