Sieben Tipps, damit Sie als Führungskräfte das Steuer in der Hand behalten

Mitarbeitergespräche sind eine spannungsgeladene Angelegenheit: Sowohl Mitarbeitende als auch Führungskräfte gehen häufig mit gemischten Gefühlen in das Zusammentreffen.

Jetzt – zwischen November und März – ist wieder Hochzeit der Mitarbeitergespräche. Wie so oft ist die Unsicherheit dann am größten, wenn die Beteiligten unsicher darüber sind, worauf sie sich einlassen und wie sie sich am besten vorbereiten.

Wir haben sieben No-Gos für Mitarbeitergespräche aus der Sicht von Führungskräften zusammengestellt. Sie sind Teil unseres Kurses: "Mitarbeitergespräche führen". Der Kurs gibt Antwort auf die Frage, worauf es in Mitarbeitergesprächen generell ankommt, welche Gesprächsarten gebräuchlich sind und weshalb es klug ist, die Arten zu trennen, so weit möglich.

Web based Training: "Mitarbeitergespräche führen": sechs Arten und ihre Erfolgsfaktoren

Den Kurs "Mitarbeitergespräche führen" stellen wir als Web based Training (WBT) zur Verfügung. Er richtet sich an Führungskräfte, Geschäftsführer, Abteilungsleiter und Personalverantwortliche. Der Kurs umfasst 8 Schulungsvideos à 10–13 Minuten. Zusätzlich haben die Teilnehmer Zugriff auf Übersichten, Checklisten, Vorlagen, Lernfragen und einem abschließendem Lerntest. Die Gesamtlerndauer beträgt ungefähr 115 Minuten.

Die Lernziele sind:

• Mitarbeitergespräche mit Ziel und Struktur führen.

• Die richtige Einstellung zum Mitarbeiter finden und zentrale Kommunikationsregeln einhalten.

• Vorbereitung und Strukturierung professioneller Gespräche.

• Feedback-, Kritik-, Beurteilungsgespräche führen.

• Jahres-, Zielvereinbarungs-, Entwicklungsgespräche führen.

Der Kurs schließt acht Lerneinheiten ein mit den Themen:

• So gelingen Mitarbeitergespräche

• Kommunikationstechniken für das Mitarbeitergespräch

• Feedback und Kritik im Mitarbeitergespräch

• Das Jahresgespräch
  Zielvereinbarungsgespräche vorbereiten

• Zielvereinbarungsgespräche führen

• Das Beurteilungsgespräch

• Das Entwicklungsgespräch

Sind Mitarbeitergespräche überhaupt noch aktuell?

So lange es Mitarbeitergespräche gibt, werden sie kontrovers diskutiert: Oft geraten sie zu einer starren, wenig ergiebigen Pflichtveranstaltung. Manche Experten sagen, sie seien unnötig, weil es viel wichtiger sei, dauerhaft mit den Mitarbeitern im Gespräch zu bleiben.

Tatsächlich finden ständig Gespräche mit Mitarbeitern statt, oft zwischen Tür und Angel oder über den Tisch – zu Aufgaben, Terminen, sachlichen Problemen oder Unvorhergesehenem. Solche Gespräche dienen dazu, die täglichen ToDos zu steuern. Sie sind hinsichtlich ihres Charakters situativ.

Daneben gibt es Gespräche, die über das Tagesgeschäft hinaus reichen. Sie verfolgen einen bestimmten Zweck, wie etwa Jahresgespräche oder Zielvereinbarungsgesprächen. Auf diese zweckorientierten Gespräche stellt der Kurs "Mitarbeitergespräche führen" ab.

Solche Gespräche sind für Mitarbeitende wichtig, weil sie ihnen Orientierung und Sicherheit geben. Gut gemacht, zahlen sie auf die Motivation, die Mitarbeiterbindung und die letztlich Ergebnisse im Unternehmen ein. Sie als Führungskraft nehmen in Mitarbeitergesprächen eine wichtige Führungsaufgabe wahr. Ihr Mitarbeiter oder Ihre Mitarbeiterin sollte das Gefühl haben, dass Sie sich jetzt Zeit nehmen und ganz Ohr sind. Das Smartphone hat daher Pause und der unstete Blick auf die Uhr verbietet sich. Es kommt auf eine konzentrierte, wertschätzende und konstruktive Gesprächsatmosphäre an. Deshalb ist ein gutes Mitarbeitergespräch ohne Vorbereitung nicht denkbar.

50 Prozent des Erfolges liegen in der Vorbereitung

Manche behaupten sogar: 90 Prozent des Erfolgs liegen in der Vorbereitung. Wie auch immer: Eine gute Vorbereitung nimmt Einfluss auf einen günstigen Verlauf. Denken Sie bei der Vorbereitung an die Organisation ebenso wie die Inhalte:

• Geben Sie beiden Seiten genügend Zeit und vereinbaren Sie das Mitarbeitergespräch rechtzeitig, zum Beispiel zwei Wochen vorher.

• Suchen Sie einen Raum, in dem Sie vor Störungen sicher sind.

• Sorgen Sie für eine geschützte Atmosphäre. Ein Glaskasten, bei dem alle dem Gespräch zuschauen können, ist das Gegenteil davon.

• Planen Sie als Führungskraft genügend Zeit ein und rechnen damit, dass das Gespräch etwas länger dauern kann.

• Sorgen Sie für Getränke

• und natürlich für die inhaltliche Vor- und Nachbereitung.

Mitarbeitergespräche führen: Sieben verbreitete Fehler

Einmal alles auf den Tisch legen, damit es sich lohnt

Aus mehreren Gründen ist dies ungünstig:

In manchen Branchen gehen jährliche Absprachezyklen an der Realität vorbei. Exemplarisch sei die Modeindustrie genannt. Die meisten Labels haben sich von halbjährlichen Kollektionen verabschiedet. Manche bringen laufend neue Modelle auf den Markt. Hier sind häufigere Termine sinnvoll. Andererseits: In stark kontrollierten und reglementierten Branchen wie der Medizintechnik können jährliche Zyklen nach wie vor angemessen sein.

Ist das Gespräch inhaltlich überfrachtet, geht die Struktur verloren. Sie und Ihr Mitarbeiter drohen, den Fokus zu verlieren und "vom Hölzchen aufs Stöckchen" zu kommen, sprich: Der rote Faden und das Ziel verschwimmen. Wenn das passiert, haben Sie beide Ihre Zeit vergebens investiert, denn das Gesprächsergebnis bleibt unscharf.

Nicht darauf gefasst sein, dass es emotional werden kann

Gerade bei Kritikgesprächen kann es passieren, dass der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin emotional angefasst reagiert. Manchmal kommt es zu Tränen. Manche Mitarbeiter gehen in den Widerstand. Andere werden sogar laut.

Das Schlimmste in der Situation ist, dass Sie unvorbereitet sind und nicht wissen, wie Sie reagieren sollen. Legen Sie sich zurecht, wie Sie sich in Krisensituationen verhalten.

Als Führungskraft machen Sie sich das Leben leichter, indem Sie sich Ihre Gesprächssituation bewusst machen: Ist es ein horizontales Gespräch wie ein Jahresgespräch? Oder ein vertikales Gespräch, wie eine Zielvereinbarung? Was "angemessenes Verhalten" bedeutet, entscheidet sich auch daran.

Schwammige und ungenaue Kritik

Wenn Sie Kritik äußern, kommt es auf Klarheit an. Ihr Mitarbeitender muss im Anschluss an das Gespräch wissen, worin genau die Kritik liegt und wie er in Zukunft sein Verhalten anpasst.

Steigen Sie deshalb nicht mit einer Gesamtbeurteilung in das Gespräch ein, womöglich mit einer schlechten Zensur. Beginnen Sie besser mit einem nachvollziehbaren Beispiel für das unerwünschte Verhalten. Vermeiden Sie es außerdem, um den heißen Brei herumzureden oder sich in unspezifischen Vorwürfen zu äußern.

Wenn das Thema und die Reife des Mitarbeiters dies zulassen, diskutieren Sie gemeinsam über das Problem und finden eine Lösung.

Mitarbeitergespräch nebenher führen

Die Ansprüche an Mitarbeitende sind hoch: Selbständig, qualifiziert, verantwortungsbewusst und zuverlässig sollen sie sein, um nur einige Attribute zu nennen. Kein Wunder, dass Mitarbeitende selbst anspruchsvoll geworden sind.

Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen merken schnell, wenn Sie sich als Führungskraft schlecht vorbereitet haben und nicht wissen, was er oder sie in der vergangenen Periode gemacht hat oder nicht bei der Sache sind.

Ein zentraler Auftrag eines Mitarbeitergesprächs ist es, die Beziehung zwischen Ihnen und Ihrem Mitarbeitenden zu stärken. Unkonzentriert senden Sie die falsche Botschaft und verlieren schlimmstenfalls sogar die Akzeptanz.

Desinteresse kommunizieren

"Na, dann müssen wir wohl mal wieder", ist sicher ein Beispiel für einen ungeeigneten Gesprächseinstieg.

Eine negative Einstellung zum Mitarbeitergespräch äußert sich in Stimme, Haltung und Wortwahl. Soll das Mitarbeitergespräch der Motivation diesen und die Leistungs-Performance verbessern, ist deutlich kommunizierte Unlust sicher kein gutes Signal.

Machen Sie sich bewusst, was Sie im Gespräch erreichen wollen und worin das positive Potenzial liegt.

Monologe halten

Als Führungskraft sollten Sie es unbedingt vermeiden, Monologe zu halten. Monologe frustrieren Ihre Mitarbeitenden. Doch auch Sie verpassen eine Chance, wenn Sie Ihren Mitarbeiter oder Ihre Mitarbeiterin kaum zu Wort kommen lassen: Sie erfahren nichts darüber, was in den Köpfen Ihrer Mitarbeitenden vorgeht, was sie etwa zum Arbeiten brauchen, was ihnen zu besseren Leistungen verhilft oder wovor sie möglicherweise Angst haben. Schon etwas flexiblere Arbeitszeiten können im Einzelfall einen Unterschied machen. Doch wer nicht fragt, erfährt nichts davon.

Vereinbarungen brechen

Nichts frustriert Mitarbeitende gründlicher, als Zusagen zu machen und sie anschließend zu brechen. Das Gespräch verliert damit seinen Sinn und die Mitarbeitenden fühlen sich ausgeliefert.

Machen Sie sich deshalb regelmäßig Notizen, damit Sie in den künftigen Gesprächen noch wissen, was Sie vereinbart haben.

Testzugang zum Kurs „Mitarbeitergespräche führen“

Personalverantwortlichen in Unternehmen stellen wir gerne einen Testzugang zum E⁠-⁠Learningkurs „Mitarbeitergespräche führen“ zur Verfügung.

Anruf oder Mail genügen: Kontakt unter Tel: +49 89 5 47 27 84 10 oder E⁠-⁠Mail: kontakt@pinktum.com.