Derzeit arbeiten die meisten Leute von zu Hause, ziemlich alle alltäglichen Aufgaben sind virtuell geworden. Meetings und andere persönliche soziale Interaktionen bleiben begrenzt oder werden gar ganz vermieden. Obwohl viele Unternehmen davon ausgehen, dass ihre Mitarbeiter:innen nach Corona in ihre Büros zurückkehren, ist zu erwarten, dass viele Funktionen weitgehend virtuell bleiben werden - so auch die Personalentwicklung. Virtuelle Trainings bieten die besten Möglichkeiten für alle Arbeitgeber*innen, die in dieser unbeständigen Zeit ihre Mitarbeiter*innen weiterqualifizieren wollen. Aber was bedeutet virtuelle Personalentwicklung eigentlich und welche Schritte sind dafür nötig? In diesem Beitrag beschäftigen wir uns damit, wie man sich mit virtuellen Trainings auf den Weg macht, ein ansprechendes Weiterbildungsangebot für Mitarbeiter*innen zu gestalten, die von zu Hause aus arbeiten.

Virtuelle Trainings einführen

Unabhängig davon, wo Personalentwicklung letztendlich stattfindet, ist es für Unternehmen immer noch sehr wichtig, in ihre Mitarbeiter:innen zu investieren. Zahlreiche Studien haben das schon herausgestellt. Im 2018 Workplace Learning Report gaben 94% der Arbeitnehmer:innen an, dass sie länger in einem Unternehmen bleiben würden, wenn ihr Arbeitgeber in ihre Karriere investieren würde. Gerade in einer Zeit, in der sich die Menschen isoliert und demotiviert fühlen und die Moral angeschlagen ist, kann Personalentwicklung dazu beitragen, die Stimmung in der Belegschaft zu heben.

Die Umsetzung von virtuellen Trainings liegt in der gemeinsamen Verantwortung sowohl der Personalabteilung als auch des Managements. Sie müssen herausfinden, über welche Kapazitäten sie derzeit verfügen. Außerdem müssen sie Prioritäten setzen, um Personalentwicklung als strategisch wichtige Funktion im Unternehmen auf Kurs zu bringen. Das klingt alles schön und gut. Aber wenn Arbeitgeber Trainings immer schon als Präsenzveranstaltung angeboten haben, dann stellt sich die Frage, wo die Personalabteilung bei der Einführung ansetzen sollte. Die folgenden Schritte sind empfehlenswert, um dies zu erreichen.

Bedarfsanalyse - Lernbedarf der Mitarbeiter:innen ermitteln

Der Einstieg in oder Umstieg auf virtuelle Trainings sollte immer damit beginnen, die Bedürfnisse der Mitarbeiter*innen zu analysieren und herauszufinden, wie Trainings diese Bedürfnisse erfüllen können. Bedarfsanalysen gibt es in vielen Formen, aber sie beginnen alle damit, Informationen zu sammeln. Eine gute Basis, um die relevanten Informationen einzuholen, ergibt sich aus diesen sehr simplen Fragen:

• Wer?

Ein Blick auf die Personen oder Abteilungen, die mit einem Defizit oder Problem zu tun haben, gibt Anhaltspunkte über die Zielgruppe der Trainings. Das gilt insbesondere, wenn Veränderungsprozesse im Unternehmen anstehen. Andere Teilnehmer:innen, die von den Trainings profitieren können oder von der Veränderung betroffen sind, erweitern den Teilnehmerkreis.

• Was?

Dazu gilt es herauszufinden, was die Mitarbeiter:innen an ihrem Arbeitsplatz tun und wie sie ihre Aufgaben am besten erledigen können. Bestimmte Mitarbeiter:innen brauchen bestimmte Kompetenzen, um die Anforderungen zu erfüllen. Rückmeldungen aus dem operativen Bereich können helfen, Defizite und Lücken zu erkennen.

• Warum?

Um dem Entwicklungsbedarf auf den Grund zu gehen helfen Anhaltspunkte wie Kennzahlen, Kundenfeedback, Peer-Feedback, Prozessabläufe, Unternehmensziele und Ähnliches. Auch sind bevorstehende Neuerungen zu beachten. Die Mitarbeitenden werden ein Training benötigen, wenn eine neue Unternehmenspolitik, ein neuer Prozess oder eine neue Technologie implementiert werden soll.

• Wie?

Dazu braucht es Überlegungen, wie ein Training helfen kann, die Herausforderungen anzugehen. Auch kreative Lösungen kommen in Betracht, insbesondere solche, die auf vorhandene Ressourcen zurückgreifen oder die laufenden Arbeiten wenig unterbrechen. Jetzt ist die Gelegenheit, sich all die verschiedenen Möglichkeiten für virtuelle Trainingsdesigns anzusehen: E⁠-⁠Learning-Kurse, Blended Learning, etc.

• Wann?

Trainings müssen zeitlich so geplant werden, dass möglichst viele Personen davon profitieren und die Beeinträchtigung der Geschäftsabläufe minimiert wird. Bei der Zeitplanung spielt auch die Art und Weise eine Rolle, wie die Mitarbeitenden die Weiterbildungen machen. Asynchrone Module können die Mitarbeiter in ihrer Arbeits- oder Freizeit absolvieren, bei synchronen virtuellen Trainings kommen sie zu einer bestimmten Zeit zusammen. Hier ist auch die Frage zu klären, ob betriebliche Weiterbildung als Arbeitszeit oder Freizeit gewertet wird. Es braucht ein Gespür dafür, wann die Mitarbeiter:innen die Trainings im Zusammenhang mit anstehenden Aufgaben benötigen und wann sie das Training im Rahmen ihrer täglichen Arbeit konkret durchführen sollten.

Lernerzentrierung - Interessen und Lernstile der Mitarbeitenden im Blick behalten

Mitarbeiter:innen sind dann von einem Lernangebot wirklich überzeugt, wenn sie im Mittelpunkt stehen. Das Stichwort heißt Lernerzentrierung. Das bedeutet, die Interessen der Mitarbeitenden im Blick zu haben und herauszufinden, welchen Lernstil sie bevorzugen. In diesem Zusammenhang ist es sehr wichtig, bei der Gestaltung von Lernprozessen die Denkweise eines lernerzentrierten Designs zu entwickeln. Design Thinking ist ein nützlicher Prozess, um diese Lernerzentrierung zu erreichen, da es erfordert, sich in die Lernenden einzufühlen. Praktisch sieht das so ähnlich aus, wie die Kolleg:innen in der Marketingabteilung vorgehen, wenn sie ein Profil ihrer Kunden erstellen. Persona-Konzepte der Lernenden bilden ab, was, warum und wie sie lernen möchten, und sind nützlich, um eine ansprechende Lernerfahrung zu gestalten.

Kommunikation auf gleicher Augenhöhe 

Nach dem Motto "Gutes tun und darüber reden" können Erfolgsgeschichten die Mitarbeitenden dazu bringen, sich zu engagieren und auch darüber zu sprechen. Personalverantwortliche sind Schlüsselfiguren für eine erfolgreiche virtuelle Personalentwicklung. Aufgeschlossenheit gegenüber Feedback, Begeisterungsfähigkeit für Neues und eine kreative und agile Denkweise sind entscheidend, um alle Beteiligten an Bord zu holen. Der Umstieg auf virtuelle Trainings mag mit Schwierigkeiten verbunden sein, und es wird Skeptiker geben. Der menschlichen Faktor spielt jetzt eine größere Rolle als zuvor. Die Mitarbeitenden müssen wissen, dass ihre Anliegen und auch Bedenken ernst genommen werden. Bei aller Ernsthaftigkeit braucht es aber auch eine gewisse Lockerheit, um die Mitarbeiter*innen zu motivieren. Es ist wichtig den Mitarbeitenden all das auf gleicher Augenhöhe zu kommunizieren, auch in virtuellen Teams. Einem Bericht von Accountemps zufolge geben beispielsweise 33% der Personalmanager an, dass der Mangel an offener, ehrlicher Kommunikation sich negativ auf die Arbeitsmoral der Mitarbeiter*innen auswirkt. Das zeigt, wie verbreitet der Wunsch nach offener Kommunikation ist, insbesondere in Zeiten, in denen es viele Ängste oder Verunsicherungen gibt. Wie auch beim Thema Interaktion ist hier der Einsatz von Tools wie Zoom, Skype, Google Hangout oder Microsoft Teams unerlässlich. Diese Tools sind wirklich nützlich, um in dieser Zeit die Kommunikation aufrechtzuerhalten, während alle aus der Ferne arbeiten.

Virtuelle Trainings gestalten

Wenn die ersten Schritte gegangen sind, dreht sich alles darum, die Mitarbeiter*innen für den Prozesses zu gewinnen und das Engagement hoch zu halten. Ein Blick auf Statistiken über das Engagement bei der Arbeit wirkt erstmal ziemlich schockierend. Von Gallup veröffentlichte Zahlen stellen in den Raum, dass 87% der Beschäftigten nicht wirklich engagiert sind bei der Arbeit. Das deutet darauf hin, dass es für HR-Führungskräfte heute mehr denn je entscheidend ist, sich auf das Engagement zu konzentrieren, insbesondere wenn es um Angebote zur Personalentwicklung geht.

Engagement beim Lernen entsteht durch eine Verhaltensreaktion auf die Lernerfahrung. Wer die Zielgruppe kennt, kann auf ihre Bedürfnisse eingehen. Es ist entscheidend, sich in die Lernenden hineinzuversetzen und ihre Bedürfnisse zu verstehen, bevor man tatsächlich entwickeln kann, mit dem sich die Mitarbeiter*innen gerne beschäftigen und an dem sie sich beteiligen wollen. Die folgenden Tipps helfen, um virtuelle Trainings effektiv und interessant zu machen.

Social Learning - soziale Interaktion bei virtuellen Trainings ermöglichen

Es ist schon mehrmals angeklungen, vielen Mitarbeiter:innen fehlt der Umgang mit ihren Kolleg:innen im gemeinsamen Büro. Auch hier bieten virtuelle Trainings eine große Chance, sofern sie möglichst interaktiv gestaltet sind. Die Teilnahme an virtuellen Sessions ist hier ebenso nützlich wie Social Learning oder Peer Learning. All diese virtuellen Lernaktivitäten können kooperative Gruppenarbeiten, Gruppendiskussionen sowie Feedback und Assessment umfassen. Voraussetzung dafür ist meist, dass virtuelle Weiterbildung synchron, also für alle Teilnehmer:innen zur gleichen Zeit stattfinden. Außerdem müssen gängige Tools zum Austausch - Chats, Foren - vorhanden sein.

Die Menschen treten selten oder gar nicht von Angesicht zu Angesicht miteinander in Kontakt - ob sie von zu Hause aus oder am Arbeitsplatz selbst arbeiten. Also müssen sie sich online verbunden fühlen und fruchtbare Gespräche und Diskussionen führen. Dies gilt natürlich nicht nur für Trainings, sondern auch für den alltäglichen Umgang miteinander im Rahmen ihrer täglichen Arbeit. Das ist eine gute Gelegenheit, mit Managern und ihren Teams zusammenzuarbeiten, um mehr aus ihren unternehmensweiten Plattformen und Tools zur Kommunikation herauszuholen.

Microlearning - mundgerechte Lernhäppchen anbieten

Da nun nicht mehr alle Teilnehmer:innen zu einem Präsenztraining zusammenkommen, sollten die bereitgestellten virtuellen Lernressourcen in mundgerechten Häppchen organisiert und leicht zugänglich sein. Eine PowerPoint-Präsentation enthält zwar alle relevanten Informationen, ist aber traditionell eher langweilig, wenn niemand sie präsentiert und mit Leben füllt. Stattdessen sollten digitale Lernformate auch als Microlearning nutzbar sein.

Mobile Learning - mehr Autonomie für die Lernenden 

Die Arbeit von zu Hause aus hat vielen Menschen eine neue Freiheit gegeben, die sie vorher nicht genossen haben. Die Lernenden haben derzeit die Autonomie, ihre Weiterqualifizierung so gestalten, wie es in ihren Arbeitsablauf passt. Wenn sie an ihren Arbeitsplatz zurückkehren, werden sie so viel von dieser Autonomie wie möglich behalten wollen. Sie werden wohl kaum zu einem reglementierten Weiterbildungsansatz zurückkehren wollen, sondern weiterhin auf ihre eigene Art und Weise lernen wollen. Es geht also darum, die Art und Weise zu personalisieren, wie, wo und wann sie auf Ressourcen zugreifen und sie nutzen. Sei es online oder offline oder auf verschiedenen Geräten, die Lernressourcen sollten als Mobile Learning für mobile Endgeräte optimiert sein.

Videolearning - Vorteile von Videos nutzen

Im Kontext von digitalen Lernmedien wirkt Videolearning besonders, um die Mitarbeiter*innen zu aktivieren und ihr Interesse zu wecken. Videos passen gut in die aktuelle Struktur des Medienkonsums, in der visuelle Aspekte eine wichtige Rolle spielen. Immer mehr Menschen nutzen Videos nicht nur zur Unterhaltung oder als Informationsquelle, sondern auch als Lernmittel. Vor allem am heimischen Schreibtisch, aber auch unterwegs am Smartphone oder Tablet bieten videobasierte Lernformate mit echten Menschen oder Animationen eine willkommene Abwechslung von textlastigen Arbeiten.

Der Leitfaden 

Pink University entwickelt und implementiert seit Jahren virtuelle Trainingsdesigns. Unter virtuellen Trainings verstehen wir etwa sechswöchige Lernpfade mit konkreten Lernzielen. Die ideale Größe eines virtuellen Trainings besteht aus 6 -12 Teilnehmern. Die Teilnehmer:innen erarbeiten in Selbstlernphasen den aus jeweils etwa sechs E⁠-⁠Learnings bestehenden Lernpfad. Sie werden von internen oder externen Trainern begleitet. Die Trainer organisieren regelmäßige ein Online-Meetings, in denen Ergebnisse und Aufgaben diskutiert und Fragen geklärt werden. Die Gruppen werden auch ermutigt, sich regelmäßig in Kleingruppen von 3⁠-⁠4 Mitgliedern auszutauschen.

Der praxiserprobte Leitfaden für virtuelle Trainingsdesigns steht hier zum kostenlosen Download zur Verfügung:

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Ausblick - 10 Lehren für virtuelle Trainings 2021

Jane Hart wirft einen Blick in ihre Kristallkugel und plädiert dafür, bei virtuellen Trainings "back to basics" zu gehen. Jane Hart hilft Organisationen und Lernenden bei der Modernisierung ihrer Ansätze für das Lernen am Arbeitsplatz. Sie ist Herausgeberin des Modern Workplace Learning Magazine und Autorin einer Reihe von Büchern, darunter Modern Workplace Learning 2020.

Hier sind also 10 Lehren, die die virtuelle Personalentwicklung von 2020 lernen kann, um sie ins Jahr 2021 und darüber hinaus mitzunehmen.

• Virtuelle Trainings kurz machen

• Virtuelle Trainings einfach halten

• Virtuelle Trainings flexibel halten

• Virtuelle Trainings leicht machen

• Soziales Lernen fördern

• Menschen helfen, aus ihrer täglichen Arbeit zu lernen

• Kontinuierliches Lernen NICHT als kontinuierliches Training betrachten

• Persönliches Lernen fördern

• Lernmöglichkeiten eröffnen

• Das große Ganze sehen

Quellen:

Back to Basics: 10 Lessons for virtual L&D in 2021 (https://www.modernworkplacelearning.com/cild/back-to-basics-10-lessons-for-virtual-ld-in-2021/)

2018 Workplacce Learning Report (https://learning.linkedin.com/resources/workplace-learning-report-2018)

Survey: Human Resources Managers Cite Lack of Communication as Main Source of Low Employee Morale (https://www.prnewswire.com/news-releases/survey-human-resources-managers-cite-lack-of-communication-as-main-source-of-low-employee-morale-228753931.html)

Q12 Employee Engagement (https://www.gallup.de/182726/q12-employee-engagement.aspx)